Cómo cumplir con el registro horario laboral obligatorio

Aplica el registro horario laboral desde hoy¿Sabes que desde mayo será obligatorio el registro horario laboral? Durante mucho tiempo los empleados han realizado más horas de trabajo de las pactadas en su contrato sin que les fueran remuneradas, con el nuevo cambio legislativo, se pretende acabar con esta práctica en todos los contratos de trabajo.

La nueva regulación ayuda a:

  1. Evitar el fraude en los contratos temporales, de forma que no se encubra un contrato a tiempo completo con un contrato a tiempo parcial.
  2. Garantizar que se respeten los descansos de los trabajadores.
  3. Luchar contra la falta de pago de las horas extraordinarias, que supone, además, la falta de cotización a la Seguridad Social por esas horas, lo que perjudica al trabajador.
  4. Reducir el absentismo laboral controlando los horarios que realiza cada trabajador.

La protección del trabajador que pretende la nueva norma complementa las medidas de desconexión digital fuera del horario de trabajo, reguladas por la Ley de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales que se aprobó el pasado mes de diciembre de 2018.

La desconexión digital se entiende como una limitación al uso de tecnologías como los mensajes instantáneos (WhatsApp) o mensajes de correo electrónico para garantizar el descanso y los periodos de vacaciones de los trabajadores.

¿Cuál es la regulación actual del registro horario laboral?

La regulación actual sobre la jornada laboral y las horas extraordinarias se establece en los artículos 34 y 35 del Estatuto de los Trabajadores que disponen lo siguiente:

  • La jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo pero no podrá ser superior a 40 horas semanales.
  • Entre el final de la jornada y el comienzo de la siguiente deberán transcurrir al menos 12 horas.
  • Las horas de trabajo al día no podrán ser más de 9, salvo que se pacte otra distribución por convenio colectivo.
  • Las empresas deberán elaborar anualmente un calendario laboral que deberá estar en un lugar visible en cada centro de trabajo.
  • Las horas extraordinarias son las que excedan de la jornada de trabajo ordinaria y no podrán ser más de 80 al año.
  • A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo que corresponda.

¿Qué va a cambiar a partir de mayo?

En marzo se aprobó y publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Real-Decreto-Ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que modifica el Estatuto de los Trabajadores en lo que respecta al registro horario laboral añadiendo un nuevo apartado número 9 al artículo 34 que establece lo siguiente:

  • Las empresas deberán garantizar el registro diario de la jornada que deberá incluir la hora de inicio y de finalización de cada persona trabajadora.
  • El registro de la jornada se organizará mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores.
  • La empresa conservará los registros durante 4 años y deberán estar a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Es importante recordar, que el calendario laboral o los cuadrantes de horarios no se pueden considerar registro horario laboral.

La modificación comenzará a aplicarse a partir del 12 de mayo de 2019. 

Por lo tanto, los empresarios durante el plazo de tiempo que queda hasta que se aplique la nueva regulación deberán adaptarse a la obligación. En el caso de empresas donde los trabajadores tienen el mismo horario es sencillo, pero la situación puede ser más complicada en aquellos casos donde haya trabajadores con diversos horarios, distinta distribución de jornada o donde existan teletrabajadores. Pero se trata de un cambio logístico que se debe hacer antes de mayo.

¿Qué sistemas se pueden utilizar  para el registro horario laboral y qué datos se deben recoger?

El sistema que se utilice para el registro horario laboral dependerá de cada empresa, que podrá elegir libremente el sistema que sea más fiable.

Los sistemas que se puede utilizar pueden ser: manuales, analógicos o digitales.

En general, pueden aplicarse varios sistemas:

  • Una hoja de cálculo que se imprima en papel. Se trata de un documento en el que se registrará el horario de entrada y de salida de cada trabajador junto con su firma. Tiene el problema de que para empresas con muchos trabajadores es poco útil.
  • Una solución informática. Es perfecta para empresas con muchos trabajadores ya que se podrá realizar el registro horario laboral con un ordenador o con una aplicación instalada en un móvil. En algunos casos, se pueden utilizar incluso cuando el trabajador se encuentra de viaje.
  • Un lector de huellas o tarjetas. Cada vez que el trabajador entre o salga de la empresa tendrá que pasar su huella o una tarjeta por un lector que enviará los datos a través de un software a un ordenador. El uso de la huella permite garantizar que un empleado haga uso de la tarjeta personal de otro.  Este sistema tiene el problema de que no sirve para casos de trabajadores a distancia o que viajan constantemente.

Los datos que se deberán recoger en los sistemas que se utilicen para el registro horario laboral pueden ser los siguientes:

  • Nombre de la empresa.
  • Nombre completo del trabajador.
  • Jornada de trabajo pactada en el contrato.
  • Detalle de las horas trabajadas (ordinarias, extraordinarias y complementarias) realizadas por cada día de trabajo.
  • Firma de la persona que represente legalmente a la empresa.
  • Recibo del trabajador.

¿Qué ocurre si no cumples con el registro horario laboral?

La modificación realizada por el Real-Decreto Ley supone la aparición de nuevas obligaciones para los empresarios, pero no solo eso. El Real-Decreto Ley ha modificado también la redacción de la Ley sobre Infracciones en el Orden Social de manera que se incluye entre las infracciones graves la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada.

Como consecuencia de lo anterior, en caso de que tu empresa incumpla podrá recibir una sanción mínima de 626 euros y máxima de 6.250 euros.

¿Cómo te puede ayudar LEIALTA a cumplir con el registro horario laboral?

Para evitar sanciones de la Inspección de Trabajo aconsejamos comenzar cuanto antes la adaptación para poder cumplir con el registro de horario laboral.

En el marco de nuestro servicio de asesoría de empresas que engloba la asesoría laboral,  ofrecemos a nuestros clientes una herramienta sencilla como el portal del empleado a3HGo que permite a los trabajadores registrar el inicio o el fin de su jornada de trabajo desde el ordenador, la tablet o el móvil, además, lo podrá hacer desde cualquier parte del mundo. Por lo tanto, podrás:

  • Realizar un seguimiento de las jornadas de trabajo reales de cada empleado.
  • Ver las desviaciones entre las horas reales trabajadas y las teóricas.
  • Configurar los horarios de cada trabajador.
  • Dar cumplimiento a la ley y evitar sanciones.

El servicio de registro horario laboral lo ofrecemos junto con el servicio de nóminas.

Como consecuencia de todo lo anterior, el registro horario laboral conlleva ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores.

¿Necesitas ayuda para cumplir con la nueva regulación? ¡No dudes en contactar con nosotros!



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