Representación fiscal en el IVA en España: cuándo es obligatorio para empresas extranjeras

¿Tu empresa es extranjera y vas a realizar actividades comerciales en España? Es probable que debas registrarte en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y debas designar un representante fiscal en el IVA.

En este post te contamos qué es el representante fiscal en el IVA, qué funciones realiza y cuándo es necesario.

¿Qué es el representante fiscal en el IVA?

El representante fiscal en el IVA es una persona física o jurídica que debe ser nombrada en los casos en los que empresas que no pertenezcan a la Unión Europea deban registrarse en el IVA.

La obligación de nombrar un representante fiscal en el IVA se regula en el artículo 164.Uno.7º de la Ley 27/1992 del IVA, regulador de las obligaciones de los contribuyentes, que establece que deberán:

Nombrar un representante a efectos del cumplimiento de las obligaciones impuestas en esta Ley cuando se trate de sujetos pasivos no establecidos en la Comunidad, salvo que se encuentren establecidos en Canarias, Ceuta o Melilla, o en un Estado con el que existan instrumentos de asistencia mutua análogos a los instituidos en la Comunidad.

El nombramiento del representante fiscal varía según el establecimiento de la empresa:

• Tiene carácter potestativo para empresas de la Unión Europea.
• Para empresas fuera de la Unión Europea, tiene carácter obligatorio.

Esta diferenciación es especialmente importante tras el suceso del Brexit y en otras operaciones internacionales con mayor complejidad.

¿Cuándo es obligatorio nombrar al representante fiscal en el IVA en España?

En definitiva, salvo que la empresa no perteneciente a la UE realiza solo operaciones aduaneras o de zona franca, se deberá nombrar a un representante fiscal, salvo que exista alguna regulación de la colaboración fiscal y administrativa entre países.

Excepciones por acuerdos de asistencia mutua

Nombrar un representante fiscal en el IVA en España no será exigible cuando la empresa esté establecida en un Estado con el que existan acuerdos de asistencia mutua en materia de IVA, siendo estos equivalentes a los establecidos en la normativa comunitaria.

Regímenes especiales (OSS e IOSS)

En determinadas operaciones, especialmente en comercio electrónico, la empresa puede acogerse a regímenes especiales como el OSS (One Stop Shop) o el IOSS (Import One Stop Shop).

En estos casos, dependiendo de la estructura de la operación y del país de establecimiento, puede no ser necesario nombrar representante fiscal en España, al centralizarse las obligaciones en otro Estado miembro.

¿Qué funciones asume el representante fiscal en el IVA de España?

El representante fiscal asume, en la práctica, la interlocución con la Agencia Tributaria y el cumplimiento de las obligaciones formales y materiales en materia de IVA. Los servicios que realiza el representante fiscal en el IVA son los siguientes:

• Velar por el cumplimiento de todas las obligaciones relativas al IVA en España: obtención de un número de IVA para la empresa, asesoramiento sobre la forma de facturación, aplicación del procedimiento contable que corresponda, presentación de los modelos de IVA, pago de las correspondientes liquidaciones, gestión de las solicitudes de devoluciones de IVA, mantenimiento y actualización de los libros de IVA, seguimiento de las solicitudes de deducción, preparación del resumen anual, etc.
• Asesorar a la empresa en caso de que se realice una comprobación, investigación o inspección por parte de la Agencia Tributaria española.
• Responder de forma conjunta con la empresa extranjera de todas las obligaciones relativas al IVA.

¿Quién puede ser representante fiscal en el IVA en España?

Una empresa extranjera que necesite nombrar a un representante fiscal en el IVA podrá elegir libremente a quién nombra. Por lo tanto, puede nombrar a un cliente, a un proveedor, a su propia filial en España o a una empresa especializada en el servicio de representación fiscal. En este sentido, LEIALTA ofrece el servicio de representación legal y fiscal para ayudar a aquellas empresas que deseen establecerse en España y realizar actividades en nuestro país.

¿Cómo se nombra al represente fiscal?

En cuanto a la forma de realizar el nombramiento del representante fiscal en el IVA es necesario considerar lo siguiente:

• El nombramiento se debe realizar con anterioridad al inicio de las operaciones de la empresa extranjera.
• El nombramiento debe hacerse por escrito y firmarse por un representante legal de la empresa extranjera. El contenido del nombramiento es el siguiente:
  • Nombre y dirección de la empresa extranjera.
  • Nombre y dirección del representante fiscal.
  • Aceptación expresa del nombramiento como representante fiscal y fecha desde que será efectivo dicho nombramiento.
  • Compromiso del representante de cumplir todas las obligaciones fiscales en el IVA de la empresa extranjera (presentación y pago del impuesto, entre otras).
• El nombramiento deberá comunicarse a la Agencia Tributaria española (AEAT).

¿Qué se debe tener en cuenta para elegir a un representante fiscal en el IVA en España?

La elección del profesional adecuado para ejercer las funciones de representante fiscal en el IVA en España es fundamental para asegurarse de que se cumplen todas las obligaciones fiscales. Para una buena elección se deberá considerar:

• Que la persona o entidad designada conozca a fondo la normativa de IVA aplicable en España y tenga experiencia en el asesoramiento a empresarios no residentes.
• Que disponga de la tecnología necesaria para automatizar las tareas relativas al IVA y hacerlas sin errores.
• Que se trate de un equipo multidisciplinar que esté disponible ante cualquier duda que surja en la empresa cliente.
• Que sepa aportar soluciones y alternativas para reducir la carga fiscal de la empresa y no se limite a confeccionar y presentar los modelos de IVA.
• Que exista una gran transparencia por parte del representante fiscal en el IVA de forma que el cliente conozca en todo momento las operaciones que realiza y por qué. De esta forma se generará una total confianza.

Desde LEIALTA queremos destacar la importancia de la relación entre el representante fiscal en el IVA y la empresa extranjera, que será duradera, por lo que una buena comunicación y confianza mutua son esenciales para que el servicio se preste correctamente. En LEIALTA contamos con un equipo especializado en representación fiscal y asesoramiento a empresas no residentes que desean operar en España con pleno cumplimiento normativo.