El certificado de retenciones a trabajadores esese documento oficial que deja constancia del total de las cantidades de IRPF que han sido retenidas a un trabajador en el periodo anterior. Se trata por tanto de una de las obligaciones de los retenedores y es una pieza clave para que el empleado pueda constatar correctamente su declaración de la renta.
En este artículo te explicamos qué es, quién debe emitirlo, qué información contiene, cómo obtenerlo y cuál es el plazo legal para entregarlo, además de los errores más comunes y cómo evitarlos.
¿Qué es el certificado de retenciones de IRPF a trabajadores?
Índide de contenidos
El certificado de retenciones de trabajadores es un documento que la empresa o empleador entrega a cada trabajador, donde se detallas ciertos aspectos:
- Los ingresos íntegros percibidos en el año.
- Las retenciones de IRPF practicadas mes a mes.
- Las cotizaciones o percepciones específicas sujetas a retención.
Según el artículo 108 del Reglamento del IRPF (RIRPF), los pagadores están obligados a entregar a los perceptores una certificación anual en la que consten las retribuciones satisfechas y las retenciones practicadas. Este certificado permite al trabajador justificar ante la Agencia Tributaria los importes declarados en su IRPF.
¿Quién está obligado a emitir el certificado de retenciones?
Están obligados a remitir el certificado de retenciones todos los retenedores, es decir, quienes pagan rentas del trabajo sujetas a retención.
Empresas con empleados
Toda empresa que tenga trabajadores por cuenta ajena está obligada a emitir el certificado de retenciones de IRPF.
Esto incluye sociedades limitadas, anónimas, cooperativas y cualquier entidad con obligación de practicar retenciones en nómina. Deben emitir un certificado individual por cada trabajador, incluso si solo ha estado contratado parte del año.
Autónomos que pagan a trabajadores
Los autónomos que tienen empleados por cuenta ajena también están obligados a emitir el certificado de retenciones.
No obstante, esta obligación no se aplica a pagos realizados a otros autónomos profesionales, que se consideran rendimientos de actividades económicas. En esos casos, aunque existan retenciones, no se entrega certificado, sino que las operaciones se declaran directamente en el Modelo 190.
Casos especiales
Hay situaciones especiales en las que igualmente se debe entregar el certificado de retenciones en el momento del finiquito:
- Baja voluntaria.
- Despido.
- Fin de contrato.
- ERE o ERTE.
Esto es esencial para que el trabajador pueda justificar su IRPF en trámites posteriores (por ejemplo, prestaciones de desempleo o declaración de la Renta).
Si la empresa no lo entrega, estaría incumpliendo una obligación tributaria y laboral.
¿Qué datos debe incluir el certificado de retenciones?
Según la AEAT y las instrucciones del Modelo 190, el certificado debe incluir los siguientes elementos visualizados en la tabla:
| Dato obligatorio | Descripción |
|---|---|
| Identificación del trabajador | Nombre, apellidos, DNI y domicilio |
| Identificación del pagador | Empresa/autónomo, CIF/NIF, domicilio fiscal |
| Percepciones íntegras | Total de salarios percibidos en el año |
| Retenciones IRPF | Importe total retenido durante el ejercicio |
| Ejercicio fiscal | Año al que corresponden los datos |
| Firma/validación | Firma digital o sello de la empresa |
Aunque no es obligatorio, muchas empresas incluyen también la clave y subclave del tipo de rendimiento según el Modelo 190 (por ejemplo, Clave A para rendimientos del trabajo), lo que facilita la coherencia entre el certificado y la declaración anual.
Si algún dato es incorrecto, podría afectar a la declaración de la Renta del trabajador (y generar requerimientos posteriores).
Cómo obtener el certificado de retenciones
El certificado de retenciones puede ser obtenido por dos vías principales: desde el software de nóminas o a través de una asesoría.
A través de una asesoría o gestoría laboral (como Leialta)
Si se tiene delegada la gestión laboral, es la propia asesoría la que se encarga de calcular las retenciones, revisar las nóminas y emitir el certificado conforme a los criterios de la AEAT.
Además, la gestoría valida que los importes coincidan exactamente con el Modelo 190. En LEIALTA gestionamos esta obligación dentro del servicio integral de asesoría laboral, garantizando el cumplimiento normativo.
Desde el software de nóminas
Los principales softwares como A3Nom, Sage, Payfit, Factorial o Kairos incluyen la opción ‘Generar certificado de retenciones IRPF’, lo que facilita su emisión anual.
Es el método más rápido y preciso, ya que utiliza la información validada mes a mes.
No obstante, siempre debe haber supervisión humana por parte del departamento de recursos humanos o del gestor con él que tengamos contratada la externalización del área labora.
Relación con el Modelo 190
El certificado de retenciones es un documento individual que la empresa entrega a cada trabajador, donde se reflejan sus ingresos y las retenciones soportadas durante el ejercicio.
El Modelo 190, por el contrario, es el resumen anual que la empresa presenta ante la Agencia Tributaria con todas las retenciones e ingresos a cuenta practicados a todos los perceptores. Ambas informaciones deben coincidir: lo declarado en el Modelo 190 debe ser coherente con los certificados individuales de cada empleado.
Si el certificado no coincide con lo presentado en el Modelo 190, la AEAT puede generar requerimientos o solicitar aclaraciones.
¿Cuándo se debe entregar el certificado de retenciones?
Aunque en la práctica se entrega antes del 31 de enero, la normativa (art. 108 RIRPF) establece que el certificado debe ponerse a disposición del trabajador antes del inicio del plazo de presentación de su declaración del IRPF.
En la práctica, las empresas lo facilitan durante el mes de enero, coincidiendo con la presentación del Modelo 190.
Casos especiales donde debe entregarse antes
Aunque el plazo máximo sea antes del 31 de enero, hay situaciones especiales donde el certificado debe entregarse de forma anticipada:
- Baja voluntaria.
- Despido.
- Finalización de contrato temporal.
- ERTE o ERE.
- Liquidación o extinción de la sociedad.
En estos casos, el trabajador lo necesita para su finiquito y para trámites ante la Seguridad Social o Hacienda
Cómo entregar correctamente el certificado de retenciones a tus trabajadores
El certificado debe entregarse siempre en un formato claro, legible y válido a efectos fiscales. La forma más habitual es enviarlo en PDF firmado electrónicamente, ya sea al correo corporativo o personal del trabajador. También puede entregarse a través del portal del empleado si la empresa utiliza un software de gestión laboral; esta opción garantiza trazabilidad y evita pérdidas de documentación.
En caso de que la empresa prefiera la entrega presencial, es posible facilitar el certificado en papel siempre que incluya sello o firma de la entidad y se conserve un justificante de entrega.
Sea cual sea el método elegido, es fundamental que la empresa pueda acreditar que el trabajador lo ha recibido con corrección, sobre todo ante eventuales requerimientos de la Agencia Tributaria.
Ejemplo de certificado de retenciones
Plantilla
A continuación, mostramos un ejemplo de certificado de retenciones válido, con un diseño corporativo y todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria.
No existe un modelo oficial, por lo que cada empresa puede utilizar su propia plantilla siempre que se incluyan los datos obligatorios: datos del trabajador, datos del pagador, percepciones íntegras, retenciones practicadas, ejercicio fiscal y firma de la empresa.
Caso práctico
Imaginemos que un trabajador, María López, ha estado contratado durante 2024 con las siguientes cifras:
- Percepciones íntegras: 24.000 €
- Retenciones totales practicadas: 2.640 € (equivale a un 11%)
- Ejercicio fiscal: 2024
En su certificado aparecería:
Tras completar estos datos y añadir la validación de la empresa, el documento estaría listo para entregar al trabajador.
Este certificado debe coincidir exactamente con lo declarado en el Modelo 190 del mismo ejercicio fiscal.
Si necesitas que generemos tu certificado o revisar que coincide con el Modelo 190, el equipo laboral de LEIALTA puede ayudarte a gestionarlo con total seguridad.
Errores más frecuentes que cometen las empresas
Aunque el certificado de retenciones es un documento sencillo, en la práctica muchas empresas cometen errores que pueden generar problemas con la Agencia Tributaria o con el propio trabajador. Entre los más comunes se encuentran:
- Entregar el certificado fuera de plazo o no entregarlo en casos de baja o fin de contrato.
- Incluir datos personales incorrectos (DNI, nombre, domicilio).
- Olvidar regularizaciones de IRPF realizadas en los meses finales del año.
- Emitir el certificado con errores de cálculo por cambios de tipo o retribuciones variables.
- No incluir correctamente las retribuciones en especie o los ingresos a cuenta asociados, que también deben reflejarse en el certificado y coincidir con lo declarado en el Modelo 190.
La mayoría de estos problemas se evitan con una gestión laboral ordenada y un control riguroso de las retenciones aplicadas durante el ejercicio.
¿Qué pasa si la empresa no entrega el certificado de retenciones?
No entregar el certificado supone un incumplimiento de las obligaciones formales del retenedor.
Este incumplimiento está tipificado como infracción leve según los artículos 198 y 199 de la Ley General Tributaria, y puede conllevar sanciones que oscilan entre 150 y 600 euros, además de potenciales requerimientos adicionales si la AEAT detecta discrepancias con el Modelo 190.
¿Cómo ayuda Leialta a tu empresa con el certificado de retenciones?
En LEIALTA nos aseguramos de que el certificado de retenciones se emita correctamente, coincida con el Modelo 190 y se entregue en plazo, evitando errores que puedan derivar en sanciones o reclamaciones posteriores.
Nuestro equipo laboral revisa el cálculo de las retenciones durante el ejercicio, genera los certificados y coordina todo el proceso con el cierre fiscal anual, garantizando coherencia y seguridad jurídica.
Si necesitas una gestoría laboral que cumpla con tus expectativas y te ayude a crecer, nuestro equipo de expertos en el área laboral estará encantado de atenderte.
