Cuando una inspección de Hacienda llega a su fase final, la empresa debe conocer qué recoge el acta, cómo se formaliza y qué consecuencias puede tener su firma.
Desde el 29 de octubre de 2026, la Agencia Tributaria aplica nuevas reglas para la elaboración, firma y tramitación de las actas de inspección. La medida elimina la obligación de utilizar modelos oficiales predeterminados y actualiza los procedimientos para su formalización electrónica.
La novedad afecta a las empresas sometidas a actuaciones inspectoras de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Desde LEIALTA, te contamos qué cambia y qué conviene revisar.
¿Qué cambia en las actas de inspección de Hacienda?
La nueva resolución sustituye a la normativa de 2007 y establece unas pautas generales para documentar los resultados de las inspecciones tributarias.
Los principales cambios son:
- Desaparecen los modelos oficiales obligatorios. Las actas ya no tienen que ajustarse a los formularios predeterminados anteriormente. Su contenido seguirá sujeto a los requisitos establecidos en la normativa tributaria.
- Se actualiza la elaboración y firma electrónica. Las actas se confeccionarán mediante los sistemas informáticos de la AEAT y podrán firmarse electrónicamente, tanto en comparecencias presenciales como a distancia.
- Se regula la entrega de los documentos. La empresa o su representante recibirá un ejemplar del acta por medios electrónicos o físicos, según corresponda. Cuando no exista comparecencia, la Administración deberá remitirlo por un medio que asegure la eficacia de la actuación.
La firma manuscrita seguirá siendo posible cuando no puedan utilizarse los sistemas electrónicos previstos.
Conviene aclarar que la firma electrónica ya estaba contemplada en la normativa anterior. Lo que hace la resolución de 2026 es actualizar y concretar su utilización, pero no introduce por primera vez esta posibilidad.
¿Se pueden firmar las actas de inspección a distancia?
Sí se puede firmar las actas de inspección a distancia, pues la resolución contempla expresamente la firma electrónica mediante comparecencias a distancia, a través de la Sede Electrónica de la AEAT.
Estas actuaciones podrán realizarse mediante videoconferencia u otros sistemas similares que permitan la comunicación simultánea y garanticen la seguridad de los documentos intercambiados.
Sin embargo, la comparecencia a distancia no es automática ni puede imponerse sin consentimiento. Para utilizar esta modalidad, debe decidirlo la Administración tributaria y contar con la conformidad del compareciente.
Esto puede facilitar la participación de representantes empresariales que no se encuentren físicamente en las oficinas de Hacienda, incluidas empresas extranjeras que operan en España.
Actas de conformidad, disconformidad y con acuerdo: ¿qué diferencias existen?
Aunque cambia su forma de elaboración y firma, se mantienen los tres tipos de actas de inspección previstos en la Ley General Tributaria:
- Actas de conformidad: se utilizan cuando la empresa acepta los hechos y la propuesta de liquidación formulada por la Inspección.
- Actas de disconformidad: se formalizan cuando la empresa no acepta la propuesta, se niega a firmar o no comparece en la fecha señalada. La normativa permite presentar alegaciones en el plazo de 15 días, contado desde la extensión o notificación del acta, según corresponda.
- Actas con acuerdo: se reservan para determinados supuestos en los que es necesario concretar valoraciones, estimaciones u otros elementos relevantes de la regularización tributaria. Su formalización está sujeta a requisitos específicos.
Esta distinción es importante porque firmar un acta no siempre significa aceptar la propuesta de Hacienda. Una empresa puede suscribir un acta de disconformidad sin prestar su conformidad a la regularización.
Además, cada modalidad tiene consecuencias diferentes sobre la liquidación, las posibles sanciones y las vías de impugnación.
¿Qué ocurre si una empresa se niega a firmar el acta?
Negarse a firmar no impide que la Inspección continúe su tramitación.
- Si el representante de la empresa comparece, pero rechaza la firma, esta circunstancia quedará reflejada en el documento. En ese caso, el acta se entenderá notificada conforme a las reglas legalmente previstas.
- Si no comparece, la Administración remitirá un ejemplar por el medio correspondiente.
Por ello, la negativa a firmar no debe confundirse con una forma de detener el procedimiento o evitar sus efectos. Lo importante es conocer las opciones de alegación o impugnación que correspondan en cada situación.
¿Qué deberían revisar las empresas ante una inspección tributaria?
La resolución no establece nuevas obligaciones fiscales generales ni exige que todas las empresas adapten sus procedimientos internos.
Sin embargo, cuando una compañía se encuentra inmersa en una inspección, conviene prestar atención a varios aspectos:
- Comprobar el contenido del acta: hechos recogidos, ejercicios revisados, importes y fundamentos de la regularización propuesta.
- Identificar correctamente el tipo de acta: especialmente antes de expresar conformidad con una propuesta de Hacienda.
- Verificar la representación: asegurarse de que la persona que interviene en nombre de la empresa está debidamente facultada.
- Controlar las notificaciones y los plazos: tanto si el documento se firma electrónicamente como si se entrega por otros medios.
- Valorar las consecuencias antes de firmar: revisar los efectos de aceptar una regularización y las posibilidades de formular alegaciones.
Estas precauciones son relevantes tanto para empresas españolas como para compañías extranjeras sometidas a actuaciones de la AEAT.
Cabe señalar que la resolución regula las actuaciones de la Agencia Tributaria estatal. Por ello, no debe extrapolarse automáticamente a los procedimientos de otras administraciones tributarias, como las haciendas forales.
La importancia de revisar el acta antes de tomar una decisión
La actualización de las actas de inspección responde principalmente a la modernización de los procedimientos de la Agencia Tributaria. No modifica por sí misma las obligaciones fiscales de las empresas ni los plazos legales establecidos para los distintos tipos de actas.
Sin embargo, su publicación recuerda una cuestión esencial: el resultado de una inspección no depende únicamente de la documentación presentada, sino también de cómo se formaliza la posición de la empresa ante la propuesta de Hacienda.
Desde el departamento contable y fiscal de LEIALTA, acompañamos a las empresas en la revisión de sus obligaciones tributarias y ante actuaciones de la Administración.
Analizar correctamente el contenido de un acta, sus efectos y las alternativas disponibles permite afrontar estos procedimientos con mayor seguridad y evitar decisiones precipitadas.
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