La legalización de libros societarios en las cooperativas da un nuevo paso hacia la digitalización con la reciente Orden TES/539/2026, publicada en el BOE el pasado 1 de junio de 2026.
A partir de su publicación, se regula la legalización en formato electrónico de determinados libros obligatorios y establece el procedimiento para su presentación ante el Registro de Sociedades Cooperativas. La entrada en vigor de esta norma es a partir del 1 de julio de 2026.
A continuación, te contamos en qué consiste esta nueva regulación, qué libros deben legalizarse electrónicamente y qué aspectos conviene revisar para adaptarse al nuevo procedimiento.
Qué cambia en los libros societarios de las cooperativas
Aunque el Reglamento del Registro de Sociedades ya incluía la opción de poder legalizar libros en formato electrónico, no contemplaba un procedimiento electrónico desarrollado de forma específica. A partir de la aprobación de esta nueva orden, se establece la forma de presentar los libros para su legalización por medios electrónicos, en concordancia con la obligación general de las personas jurídicas de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
En la práctica, esto supone que las cooperativas deberán organizar la preparación, firma y presentación de sus libros a través del sistema electrónico correspondiente, evitando dejar este trámite para el último momento.
Qué libros deben presentarse
La orden se refiere a los libros que deben llevar las sociedades cooperativas para dejar constancia de su actividad, acuerdos y situación económica. Entre ellos se encuentran:
- Libro registro de socios.
- Libro registro de aportaciones al capital social.
- Libros de actas de la Asamblea General, Consejo Rector, liquidadores y, en su caso, Comité de Recursos o juntas preparatorias.
- Libro de inventarios y cuentas anuales.
- Libro diario.
- Otros libros exigidos por la normativa aplicable.
La nueva regulación no modifica qué libros deben llevar las cooperativas, pero sí la forma en que estos deben presentarse para su legalización ante el Registro.
Un punto importante es que no se podrán legalizar libros en blanco. Esto significa que deberán presentarse una vez cumplimentados, incorporando ya la información correspondiente al período que se pretende legalizar.
Plazo y forma de presentación de los libros societarios de las cooperativas
La presentación de los libros deberá hacerse antes de que pasen cuatro meses desde el cierre de cada ejercicio.
La solicitud deberá estar firmada electrónicamente por una persona debidamente facultada e incluir información básica, como los datos de la cooperativa, la relación de libros que se presentan, número de hojas y las fechas de apertura y cierre de los libros anteriores de la misma clase.
En general, la presentación se hará por vía electrónica, a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas. Sin embargo, la norma contempla que excepcionalmente se puedan utilizar otros soportes o medios para remitir la documentación cuando existan incidencias técnicas que impidan la presentación por esta vía.
Los ficheros, por otra parte, deberán cumplir con los requisitos técnicos, de formato y tamaño, que determine el Sistema de Información del Registro de Cooperativas.
Qué ocurre si hay errores o incidencias
Si el Registro detecta defectos en la solicitud, la entidad deberá subsanarlos por medios electrónicos en el plazo correspondiente.
La norma también regula cómo rectificar libros ya legalizados. En ese caso, deberá incorporarse una certificación de la Secretaría, con el visto bueno de la Presidencia del Consejo Rector, explicando el error cometido, junto con el archivo rectificado.
Además, cuando existan problemas técnicos que impidan la presentación electrónica, se prevé de forma excepcional la utilización de otros soportes o dispositivos.
¿Qué pasa con los libros ya existentes?
Para los libros societarios que ya existen, la norma prevé un periodo de adaptación para facilitar el cambio al formato electrónico.
- Por un lado, los libros que ya estuvieran legalizados en papel antes de la entrada en vigor de la orden podrán seguir utilizándose hasta que se completen.
- Por otro, los libros correspondientes a ejercicios cerrados durante 2026 todavía podrán legalizarse en papel siguiendo el procedimiento anterior.
A partir de entonces, la legalización deberá realizarse conforme al nuevo sistema electrónico regulado por la orden.
Un trámite formal con impacto en la gestión interna
Más allá del cambio técnico, esta novedad obliga a las cooperativas a revisar cómo están gestionando sus libros sociales y contables. Por lo que no solo es una obligación administrativa.
Desde el área mercantil de LEIALTA asesoramos a empresas y entidades en el cumplimiento de sus obligaciones societarias, ayudándolas a adaptar sus procesos internos a los nuevos requisitos normativos y procedimientos electrónicos.
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