Una realidad común para todas las empresas, independientemente de su tamaño o forma es la Inspección de Trabajo. Lo cierto es que, en pleno 2025, el panorama normativo laboral en España sigue evolucionando con un enfoque cada vez más riguroso en el cumplimiento, la digitalización y la transparencia. Para las pequeñas y medianas empresas (pymes), estar bien preparadas ante una inspección no es solo recomendable, sino imprescindible para evitar sanciones económicas y problemas legales que puedan poner en riesgo su actividad.
Es por eso por lo que, en este artículo, pasamos a analizar cuáles son los errores más frecuentes que cometen las pymes durante una Inspección de Trabajo, las sanciones más comunes y cómo hay que prepararse adecuadamente para que esta experiencia no suponga un obstáculo en el día a día empresarial.
¿Qué revisa una Inspección de Trabajo en 2025?
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Actualmente, las inspecciones laborales se centran en varios aspectos, no solamente en los más clásicos, como puede ser contratación, Seguridad Social o prevención de riesgos laborales. También pone el punto de mira en aquellos que han cobrado relevancia en los últimos años, como el trabajo en remoto, la igualdad y la gestión del tiempo de trabajo y la propia desconexión digital.
Registro horario obligatorio
Prácticamente desde la entrada en vigor del control de jornada obligatorio, el registro diario de la jornada laboral se ha convertido en uno de los documentos estrella de cualquier inspección. La normativa exige llevar un registro fiel y diario de las horas trabajadas por cada empleado, conservarlo durante al menos cuatro años y garantizar que recoge pausas, horas extraordinarias o reducciones. La falta de este control o su manipulación puede dar lugar a multas por incumplimiento laboral que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros.
Protocolo de prevención del acoso
En primera instancia, todas las empresas deben contar con un protocolo de prevención y actuación frente al acoso laboral y sexual. La Inspección revisa no solo su existencia, sino también que se haya difundido entre la plantilla y que existan vías de denuncia internas. La ausencia de este protocolo o su aplicación ineficaz puede suponer una infracción grave que expone a la empresa a consecuencias económicas y reputacionales.
Plan de igualdad
Como era de esperar, la obligación de tener un plan de igualdad afecta ya a todas las empresas con más de 50 personas trabajadoras. Y, en ese sentido, la Inspección comprueba que dicho plan esté registrado en el REGCON, que esté actualizado, y con un diagnóstico negociado con la representación legal. El incumplimiento de esta obligación, o el registro de un plan ficticio o no negociado, puede ser considerado una infracción muy grave.
Contratos en remoto o teletrabajo
Con la consolidación del teletrabajo, los contratos en remoto están en el punto de mira. La Inspección verifica que incluyan las cláusulas obligatorias (como la compensación de gastos o el derecho a la desconexión digital) y que estén formalizados por escrito. Aquí son frecuentes los errores de forma y de fondo, especialmente si no se actualiza la documentación cuando cambian las condiciones del trabajo.
Atas y Seguridad Social
Una de las comprobaciones más habituales es la correspondencia entre plantilla y afiliación a la Seguridad Social. Dar de alta a una persona trabajadora después de iniciar la actividad, omitir retribuciones reales o declarar bases de cotización inferiores a las efectivas son errores que pueden acarrear sanciones importantes y recargos retroactivos.
Errores RRHH frecuentes en empresas que detecta la Inspección de Trabajo
Lo cierto es que, muchos de los errores son evitables, pero siguen repitiéndose año tras año, especialmente en pymes que no han profesionalizado su área de recursos humanos o que dependen exclusivamente de una asesoría sin control interno.
Para poder ejemplificar mejor, los errores más comunes incluyen:
- Ausencia de registro horario o registros manipulados.
- No disponer de un plan de igualdad válido o no haberlo actualizado.
- Falta de un protocolo de acoso visible y funcional.
- Contratos en remoto mal redactados o sin formalizar.
- Desajustes entre el alta en la Seguridad Social y la fecha de inicio real.
- Contratos temporales sin causa justificada.
- No actualizar condiciones contractuales cuando cambian las circunstancias laborales.
Consecuencias de recibir una sanción laboral: económicas, reputacionales y legales
Este tipo de consecuencias de una resolución inspección de trabajo pueden ser muy severas:
- Económicas: las sanciones laborales pueden ir desde los 60 € (leves) hasta los 225.018 € (muy graves), además de recargos por cuotas no ingresadas, intereses de demora y devolución de ayudas públicas.
- Reputacionales: aparecer en un registro de infractores puede afectar a tu marca empleadora, a tu relación con clientes y proveedores, e incluso a tu capacidad para acceder a subvenciones o licitaciones.
- Legales: algunas infracciones pueden derivar en procedimientos judiciales, especialmente si hay trabajadores que denuncian vulneración de derechos fundamentales.
Errores de la gestoría laboral: ¿Puede tu asesoría ser responsable?
Una de las preguntas más frecuentes cuando se recibe una multa es: ¿y si fue culpa de mi asesoría?
La respuesta es clara, pues la empresa es la única responsable ante la Administración. Si tu asesoría cometió un error, como, por ejemplo, no presentar un contrato o no actualizar un plan, puedes reclamar daños, romper la relación, pero eso no exime a la empresa de la sanción.
Por eso mismo, es importante trabajar con una asesoría especializada, que no solo ejecute tareas administrativas, sino que te acompañe en la prevención y el cumplimiento normativo. Muchos problemas comienzan con pequeñas omisiones: mi asesoría no notificó cambios legales, no actualizó un modelo de contrato, no detectó una obligación nueva…
Qué hacer si recibes una notificación de Inspección de Trabajo
La manera más adecuada de actuar ante una notificación de la Inspección, siempre es mantener la calma y actuar con rapidez es fundamental:
- Lee la resolución con detalle: identifica el objeto de la inspección y el plazo de respuesta.
- Recopila la documentación solicitada: contratos, registros horarios, plan de igualdad, protocolos, nóminas, etc.
- Consulta con un experto laboral: en muchos casos, una buena respuesta puede evitar una sanción o reducir su impacto.
- Cumple con los plazos: no responder a tiempo puede considerarse una obstrucción a la labor inspectora.
- Valora el recurso si la sanción es injusta o desproporcionada. En algunos casos, puede interponerse un recurso administrativo o contencioso.
¿Cómo evitar inspecciones y sanciones laborales en el futuro?
Lo mejor siempre es la prevención, es la mejor estrategia. Esta serie de ejemplos de buenas prácticas son las mejores recomendaciones para:
- Diseña y revisa regularmente una checklist inspección trabajo pymes.
- Asegúrate de llevar al día el control de jornada obligatorio.
- Implanta un plan de igualdad realista y negociado.
- Desarrolla un protocolo de acoso con vías de actuación claras y formación interna.
- Revisa periódicamente los contratos, especialmente los de teletrabajo.
- Controla que las altas en Seguridad Social coincidan con la incorporación real.
- Trabaja con una asesoría que te ayude a anticipar cambios normativos y que no solo ejecute, sino que piense contigo.
En resumen, las consecuencias de incumplir la normativa laboral no se limitan a una multa: pueden afectar la sostenibilidad de tu pyme, su crecimiento y su reputación.
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