¿Puede una empresa entregar su contabilidad en papel y negar el acceso a la información guardada en sus ordenadores? Una reciente resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central, TEAC, vuelve a poner esta cuestión sobre la mesa.
El organismo ha confirmado una sanción de más de 500.000 euros a una empresa que impidió acceder a determinada información digital durante una inspección. Sin embargo, el caso no significa que Hacienda pueda revisar libremente todos los ordenadores de una compañía.
La clave está en qué información solicita, para qué la necesita y cómo se produce ese acceso. Desde LEIALTA, te lo contamos todo en detalle.
¿Qué ocurrió en el caso resuelto por el TEAC?
La Inspección estaba comprobando el Impuesto sobre Sociedades y el IVA de varios ejercicios (2015 y 2016). Durante las actuaciones, solicitó acceder a información con relevancia fiscal almacenada en los equipos informáticos de la empresa.
La compañía se negó y alegó que los ordenadores se encontraban en un espacio protegido. Por ello, entregó documentación en papel.
Sin embargo, la Inspección ofreció la posibilidad de consultar esos datos desde otra dependencia. La empresa tampoco aceptó esta alternativa. Precisamente, este punto resulta fundamental.
El TEAC considera que entregar documentos impresos no sustituía el acceso a los datos digitales solicitado por la Inspección. Además, Hacienda necesitaba comprobar si la información almacenada coincidía realmente con la documentación entregada.
Es decir, lo sancionado no fue impedir la entrada de los inspectores en un domicilio constitucionalmente protegido, sino negarse a facilitar la información tributaria almacenada en los ordenadores cuando se había ofrecido una alternativa para examinarla fuera de ese espacio.
Hacienda puede solicitar información almacenada en formato digital
La normativa tributaria permite a la Inspección examinar información relacionada con las obligaciones fiscales de una empresa.
Por ejemplo, puede afectar a:
- Contabilidad.
- Facturas y registros.
- Bases de datos.
- Archivos informáticos.
- Programas relacionados con la gestión contable o fiscal.
Por tanto, el hecho de que una información esté guardada digitalmente no impide que pueda ser revisada.
Asimismo, Hacienda puede solicitar que determinados datos se faciliten en el soporte informático en el que se conservan. Por ese motivo, entregar únicamente documentación en papel puede no ser suficiente en determinados procedimientos.
Pero Hacienda no puede acceder sin límites a cualquier información
Cabe aclarar que, aunque Hacienda puede pedir determinada información, las facultades de la Inspección tampoco son ilimitadas.
En primer lugar, la información solicitada debe tener relación con la comprobación tributaria que se está realizando. Además, existen mayores garantías cuando el acceso afecta a espacios protegidos o a determinada información especialmente sensible.
Por ello, no es lo mismo solicitar archivos contables concretos que pretender revisar indiscriminadamente todo el contenido de un ordenador. Cada situación debe analizarse según el alcance de la inspección y la información requerida.
¿Qué debería revisar una empresa?
Este tipo de situaciones puede generar problemas cuando no existe un protocolo claro. Por eso, conviene tener controlado previamente:
- Dónde se almacena la información contable y fiscal.
- Quién puede facilitar el acceso técnico.
- Qué periodos y archivos está solicitando Hacienda.
- Qué información está relacionada con la inspección.
- Cómo documentar cualquier incidencia durante las actuaciones.
Además, tener en cuenta que una negativa general puede tener consecuencias importantes. La Ley General Tributaria permite sancionar la resistencia u obstrucción a determinadas actuaciones inspectoras.
En determinados supuestos, estas sanciones pueden alcanzar importes elevados en función de la cifra de negocios de la empresa.
La información digital también forma parte de una inspección tributaria
La resolución del TEAC no concede nuevas facultades a Hacienda. Sin embargo, sí recuerda algo relevante para cualquier empresa: la información fiscal no deja de ser comprobable por encontrarse en un ordenador.
Por ello, ante una inspección, conviene evitar tanto una negativa automática como un acceso indiscriminado. Lo importante es conocer qué está solicitando Hacienda, cuál es el alcance de la comprobación y cómo debe facilitarse esa información.
En LEIALTA, acompañamos a las empresas en el análisis de sus obligaciones fiscales y contables y ante actuaciones de la Administración tributaria.
Una correcta preparación permite responder a estos procedimientos con mayor seguridad y evitar decisiones precipitadas ante una solicitud de información digital.
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