¿Tu empresa desplaza trabajadores temporalmente a otros países de la Unión Europea o cuenta con empleados que trabajan de forma habitual en varios Estados?
Las reglas que determinan en qué país deben estar cubiertos por la Seguridad Social van a cambiar. El Consejo de la Unión Europea aprobó definitivamente el 28 de septiembre de 2026 la reforma de las normas europeas de coordinación de los sistemas de Seguridad Social.
Para las empresas, uno de los cambios más relevantes está en los trabajadores desplazados y en las personas que desarrollan su actividad en dos o más países de la UE.
Sin embargo, la aprobación definitiva no significa que estas nuevas reglas deban aplicarse ya. Te contamos qué cambia y qué necesitan revisar ahora las empresas.
¿Qué cambia para los trabajadores desplazados dentro de la UE?
Cuando una empresa envía temporalmente a una persona a trabajar a otro Estado miembro, puede mantenerse la legislación de Seguridad Social del país de origen si se cumplen determinadas condiciones.
La reforma mantiene como referencia general los 24 meses máximos de desplazamiento previstos en las normas europeas. Sin embargo, introduce nuevas reglas para reforzar el control de estos desplazamientos y determinar correctamente qué sistema de Seguridad Social corresponde.
Uno de los principales cambios será la comunicación previa. Es decir, antes de comenzar la actividad en otro Estado miembro, la empresa deberá informar a la institución competente del país cuya legislación de Seguridad Social vaya a mantenerse y solicitar la acreditación correspondiente.
En la práctica, esta acreditación se materializa habitualmente mediante el documento portátil A1, que permite demostrar qué legislación de Seguridad Social resulta aplicable.
Para las empresas españolas, este procedimiento no parte de cero. La Tesorería General de la Seguridad Social ya establece, con carácter general, que las solicitudes de desplazamiento deben presentarse previamente mediante el modelo TA.300 para obtener posteriormente el A1.
No todos los viajes de trabajo tendrán la misma consideración
Una de las novedades más interesantes para las empresas es que el Reglamento diferencia expresamente determinados viajes de negocios de otras actividades realizadas en otro país.
La norma considera viaje de negocios una actividad temporal vinculada a los intereses empresariales que no implique prestar servicios ni entregar bienes. Entre los ejemplos se encuentran:
- Reuniones empresariales.
- Conferencias y seminarios.
- Determinados eventos culturales o científicos.
- Actividades relacionadas con investigación académica.
- Viajes para formación.
Estos viajes de negocios quedan fuera de la nueva obligación general de comunicación previa.
También se contempla una excepción para actividades cuya duración total no supere tres días consecutivos de trabajo dentro de un periodo de 30 días consecutivos.
Esta segunda excepción no se aplicará al sector de la construcción, donde se mantiene un control más estricto debido a las características de la actividad y al volumen de desplazamientos internacionales existente.
Por ello, la empresa tendrá que analizar correctamente qué actividad va a realizar realmente el trabajador en el país de destino. No será lo mismo asistir a una reunión que desplazarse para prestar un servicio a un cliente.
La vinculación con la Seguridad Social del país de origen también se refuerza
La reforma introduce además reglas destinadas a evitar desplazamientos utilizados únicamente para mantener artificialmente la Seguridad Social de otro Estado.
Entre ellas, se establece que una persona contratada específicamente con vistas a ser enviada a otro Estado miembro deberá haber estado previamente sujeta durante al menos tres meses a la legislación de Seguridad Social del Estado en el que está establecida la empresa.
Para los trabajadores autónomos también se exige, con carácter general, haber desarrollado previamente su actividad durante al menos tres meses en el Estado donde están establecidos.
Además, cuando una persona haya desarrollado una actividad en otro Estado miembro durante un total de 24 meses, deberá transcurrir al menos un periodo de dos meses antes de que pueda volver a aplicarse a esa misma persona el régimen ordinario de desplazamiento hacia ese mismo Estado. No obstante, existen posibles excepciones para determinadas circunstancias.
¿Qué ocurre con los empleados que trabajan habitualmente en varios países?
Lo primero que debe aclararse ante esta cuestión es que no todos los casos de movilidad internacional son desplazamientos temporales.
Hay empleados que desarrollan de manera habitual parte de su trabajo en dos o más Estados miembros. En estas situaciones debe determinarse qué única legislación de Seguridad Social resulta aplicable.
La reforma introduce criterios más claros para determinar dónde se encuentra realmente el domicilio o centro de actividad de la empresa cuando este elemento resulte relevante.
No bastará con atender únicamente a una dirección formal. Entre los elementos que podrán valorarse se encuentran:
- Dónde se adoptan las decisiones esenciales de la compañía.
- Dónde se desarrolla su administración central.
- Su volumen de negocio.
- Dónde se celebran las juntas generales.
- La actividad desarrollada habitualmente.
Asimismo, la determinación de la legislación aplicable para una persona que trabaja en varios Estados tendrá una vigencia máxima de 24 meses. Transcurrido ese plazo, deberá revisarse su situación para comprobar si siguen existiendo las mismas circunstancias.
Esto puede ser especialmente relevante para empresas con equipos internacionales cuya distribución del trabajo entre distintos países cambia con el tiempo.
¿Cuándo empezarán a aplicarse estas nuevas reglas?
El Consejo ha aprobado definitivamente el Reglamento, pero su entrada en vigor se producirá el primer día del mes siguiente a su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Por tanto, la reforma abre ahora un periodo para que empresas y administraciones adapten sus procedimientos.
Hasta entonces, continúan aplicándose las reglas actualmente vigentes.
¿Qué conviene revisar en las empresas con movilidad internacional?
Aunque estos cambios no sean de aplicación inmediata, las empresas que desplazan trabajadores dentro de la UE pueden aprovechar este periodo para revisar:
- Qué tipos de desplazamientos internacionales realiza actualmente su plantilla.
- Cuáles son verdaderos desplazamientos laborales y cuáles son viajes de negocios.
- Cómo se solicita y conserva actualmente la documentación A1.
- Si existen trabajadores que desarrollan habitualmente su actividad en varios Estados.
- Qué información se utiliza para determinar la legislación de Seguridad Social aplicable.
- Si existen procedimientos internos para comunicar los desplazamientos antes de que comiencen.
Anticiparse a las nuevas reglas de movilidad laboral europea
La reforma no obliga a cambiar de inmediato todos los procedimientos de movilidad internacional, pero sí marca hacia dónde avanza la coordinación europea de Seguridad Social: mayor control previo, reglas más claras y más cooperación entre administraciones.
Para las empresas con actividad internacional, revisar con antelación cómo gestionan sus desplazamientos puede evitar problemas sobre qué legislación resulta aplicable o dónde deben realizarse las cotizaciones.
En LEIALTA acompañamos a empresas nacionales e internacionales en el análisis de sus obligaciones laborales y de Seguridad Social cuando desplazan profesionales o cuentan con equipos que trabajan entre distintos países.
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