Hacer negocios en España no requiere necesariamente abrir una filial o sucursal ni realizar grandes inversiones iniciales. Si tu empresa extranjera quiere operar de forma ágil, existe una alternativa mucho más rápida y económica: obtener un NIF de no residente (habitualmente conocido como “CIF de no residente” en términos operativos).
En este artículo te explicamos cuánto tiempo se tarda en iniciar la operativa en España, cuáles son los pasos a seguir y qué obligaciones fiscales y legales debes cumplir para evitar riesgos innecesarios.
Usos del NIF de no residente
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El NIF de no residente puede utilizarse, entre otros, en los siguientes supuestos:
- Celebrar un evento (curso, exposición o conferencia) en España.
- Importar bienes a España.
- Vender productos a consumidores a través de Internet.
- Vender productos a empresas españolas.
- Instalar equipos técnicos.
- Prestar servicios de telecomunicaciones.
- Tener una persona en España que se encargue de hacer un estudio de mercado de un determinado sector de actividad.
¿Cómo puedo obtener un NIF de no residente?
Los pasos para obtener un CIF o NIF de no residente son los siguientes:
1. Redacción del poder notarial
La empresa extranjera debe aportar un poder notarial a favor de LEIALTA. Este poder lo elaboramos nosotros y debe otorgar las facultades necesarias para realizar todos los trámites requeridos para obtener el NIF de no residente y el certificado electrónico.
Además, en el poder se deberá nombrar a un socio de LEIALTA como representante fiscal en España para actuar ante la Agencia Tributaria. El plazo habitual para la redacción del poder es de un día.
2. Traducción y Apostilla de la Haya
El poder deberá traducirse al español y contar con la Apostilla de la Haya. La Apostilla de la Haya es un mecanismo de legalización de documentos que permite verificar su autenticidad en el ámbito del derecho internacional privado.
La traducción y la obtención de la apostilla dependen del país de origen y del cliente, aunque, de forma orientativa, este trámite puede completarse en aproximadamente un día. Una vez preparada, toda la documentación deberá remitirse a LEIALTA para su tramitación.
3. Documentación adicional de la sociedad
Junto con el poder notarial, será necesario aportar documentación que acredite la existencia de la sociedad extranjera y la identidad de sus representantes legales. Este documento suele ser emitido por el Registro Mercantil del país de origen de la empresa.
En esta fase también pueden ser necesarios los siguientes trámites:
- Obtención de NIE para el apoderado de la empresa no residente. El plazo habitual es de entre 1 y 3 días, dependiendo de la disponibilidad de la Agencia Tributaria.
- Solicitud y obtención del NIF de no residente ante la Agencia Tributaria española, cuya resolución suele producirse en un plazo de entre 1 y 3 días.
- Obtención del certificado electrónico, necesario para operar frente a la Administración tributaria española. Este trámite suele completarse en un plazo similar.
- Registro electrónico del NIF, que generalmente se realiza en un día, sujeto a la disponibilidad administrativa.
4. Nombramiento del representante fiscal
La empresa deberá designar un representante fiscal con residencia fiscal en España. Este nombramiento permite actuar ante la Agencia Tributaria y cumplir con determinadas obligaciones fiscales. El plazo habitual para este trámite es de un día.
Plazos y consideraciones adicionales
Plazo estimado para comenzar a operar en España
En términos generales, y siempre que la documentación esté correctamente preparada, la empresa podrá comenzar a operar en España en un plazo reducido. Este plazo puede oscilar entre varios días y algunas semanas, en función de los trámites adicionales que resulten necesarios.
Registros adicionales según el tipo de actividad
En función del caso concreto, puede ser necesario solicitar otros registros, como el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) o el aplazamiento del IVA a la importación, cuyo plazo de obtención dependerá del calendario y de la situación específica de la empresa.
Obligaciones fiscales y laborales posteriores
Una vez completados los trámites, la empresa quedará dada de alta ante la Agencia Tributaria española y podrá presentar y pagar los impuestos correspondientes. Con carácter general, deberá declarar y abonar el IVA, sin que resulte necesario declarar el Impuesto sobre Sociedades al no existir establecimiento permanente.
En caso de que la empresa necesite contratar empleados en España, será necesario darse de alta como empleador en la Seguridad Social.
Cuándo conviene crear una sociedad mercantil en España
Cuando la actividad en España crezca, aumente el número de empleados o se alquile una oficina o local comercial, será necesario analizar si resulta legalmente exigible la constitución de una sociedad mercantil. En ese caso, ello implicaría mayores obligaciones fiscales y mercantiles.
Cómo abordar la operativa en España con seguridad
En definitiva, se trata de trámites que permiten a una empresa extranjera comenzar a operar en España de forma ágil. No obstante, requieren un conocimiento profundo de la normativa fiscal y mercantil española, así como una correcta planificación desde el inicio.
Por este motivo, resulta altamente recomendable contar con el apoyo de una consultoría empresarial especializada, con experiencia en la creación y operativa de empresas extranjeras en España y capacidad para gestionar los procedimientos de forma ágil, segura y conforme a la normativa vigente.
En LEIALTA, acompañamos a empresas e inversores extranjeros en todo el proceso, desde la obtención del NIF de no residente y la designación del representante fiscal, hasta el análisis de cuándo resulta conveniente crear una sociedad mercantil en España, ofreciendo un asesoramiento integral adaptado a cada fase del negocio.
Hola, Soy contribuyente no residente en España ¿Tengo que tener domicilio fiscal a efectos del cumplir las obligaciones tributarias? Gracias
Hola Carolina, Si que tienes que tener domicilio fiscal para cumplir con las obligaciones en casos como:
– Si operas mediante establecimiento permanente, cuando se efectúe en España la gestión administrativa o la dirección de tus negocios.
– Si no operas mediante establecimiento permanente:
o Cuando obtenga rentas derivadas de bienes inmuebles, si el domicilio fiscal del representante se encuentra en España y, en su defecto, cuando el bien inmueble esté situado en este territorio.
o En los restantes casos, cuando estés en España el domicilio fiscal del representante del no residente o, en su defecto, el del responsable solidario.
Un saludo.
¿Es posible rehabilitar un NIF previamente revocado? Gracias
Hola Jorge, Sí, la revocación del NIF de una sociedad no tiene por qué ser irreversible. Si desaparecen las circunstancias que motivaron aquélla, se puede rehabilitar el NIF. Un saludo