Para crear una empresa en España siendo extranjero existen muchas vías y opciones. Desde operar con un establecimiento no permanente hasta crear filiales o sucursales, hay una solución para cada necesidad. Sin embargo, elijas la vía que elijas lo más importante es que puedas desarrollar tu actividad sin miedo a sanciones o penalizaciones por no hacer las cosas bien. Hoy vamos a examinar cuáles son las obligaciones mercantiles de una sociedad filial en España, una de las formas más interesantes para crear una empresa en nuestro país de forma transparente y eficaz. ¿Quieres saber más sobre este tema? En este primer artículo te desvelaremos todas las claves sobre las obligaciones mercantiles.
Obligaciones mercantiles de una sociedad filial en España: ¿qué es una filial?
Antes de centrarnos en las obligaciones mercantiles de una sociedad filial en España, vamos a ver en qué consiste exactamente esta tipología de empresa y por qué puede ser interesante a la hora de crear una empresa en España siendo extranjero. Según la web Pymesyautonomos.com, una filial es una empresa que pertenece a una sociedad holding o grupo de empresas. En el grupo hay una sociedad matriz que posee la mayoría de las acciones y controla a la filial. En este caso la matriz sería la empresa que tienes ya en el extranjero, y la filial, la sociedad que vas a establecer en España para empezar a hacer negocios en nuestro país.
Si decides establecer una filial en España para internacionalizar la actividad de tu empresa, esta nueva sociedad se regirá según la fiscalidad española y pagará sus impuestos en nuestro país. Por otra parte, los dividendos que genere estarán sujetos a determinadas retenciones: es importante verificar si el gobierno de tu país tiene convenios de doble imposición con el gobierno español para evitar que los dividendos sean gravados dos veces. Por otra parte y desde el punto de vista de la contabilidad, debes tener en cuenta que la filial no puede compensar posibles pérdidas con la matriz. Eso sí: podrá deducir todos los pagos que haya abonado a la matriz a través de intereses, cánones o patentes.
Obligaciones contables y mercantiles para filiales: cuáles son y como cumplirlas
Dentro de las obligaciones que debe cumplir una sociedad filial en España, podemos distinguir tres tipos fundamentales que se rigen por la legislación den nuestro país: obligaciones contables, mercantiles y fiscales. Estos tipos aparecen indicados en el Código de Comercio (del Artículo 34 al Artículo 40), en el Reglamento del Registro Mercantil (del Artículo 365 al Artículo 378) y en la Ley de Sociedades de Capital (de forma más específica y al detalle).
Las obligaciones contables consisten en llevar los libros de registros al día: libros de ingresos y gastos, de facturas emitidas y de facturas recibidas. Por su parte, para cumplir con las obligaciones mercantiles de una sociedad filial en España es necesario que las empresas presenten una documentación determinada:
- Presentación de cuentas estatutarias. Las filiales deben presentar sus Cuentas Anuales en nuestro país, para lo que se necesita adjuntar un Certificado de Aprobación emitido por el organo de administración de la compañía, junto con el Acta aprobada por la Junta General Ordinaria de Accionistas/Socios (Sociedades Anónimas / Limitadas). Esta obligación aparece indicada en el Art. 279 de la Ley de Sociedades de Capital. Las cuentas se presentan un mes después de su aprobación por el Consejo de Directores:
La obligación de aprobar las Cuentas Anuales, viene indicada en la LSC en el artículo 164.1 de la LSC, “la Junta General Ordinaria debe reunirse dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio para aprobar la gestión social, las cuentas anuales del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado”.
Más fácil, con un ejemplo: si nuestro fin de año contable es el 31 de diciembre de 2018, tendríamos que presentar las cuentas anuales el 30 de 2019. Estas serían las primeras cuentas estatutarias presentadas por la empresa en el caso de que esta se haya registrado en España durante el 2018.
- Libros oficiales. Es obligatorio que las empresas mantengan Libros Oficiales que presentarán en el Registro Mercantil 4 meses antes del final del año contable de la sociedad. Es decir: siguiendo con el ejemplo anterior, tendríamos que presentar los Libros el 30 de abril de 2019. Todos los documentos relativos a las obligaciones fiscales y mercantiles de una sociedad filial en España deberán estar preparados de acuerdo a la legislación española y acompañados por material acreditativo: facturas emitidas y recibidas, contabilizaciones de pagos de nóminas en España, entradas bancarias, etc. Los documentos son:
- Balance Trimestral en España con todas las contabilizaciones contables
- Registro de Ingresos y Gastos en España
- Libro de Actas con todas las entradas contables en España
- Libro Mayor del año contable en España
- Libro de Registro de accionistas
- Libro de Contratos (solo aplicable a Sociedades Unipersonales)
- Acta de la Asamblea de Accionistas
- Declaración Unipersonal. Establecida por el Artículo 13 de la Ley de Sociedades de capital, solo procede en casos de sociedades de este tipo. Si tu filial tiene estas características, la declaración debe elevarse a escritura pública y registrarse en el Registro Mercantil. Y por supuesto, es obligatorio incluir en cada documento la expresión S.L.U. (Sociedad Limitada Unipersonal).
Asesoramiento y gestión profesional: tus herramientas
Está claro que llevar al día las obligaciones mercantiles de una sociedad filial en España requiere tiempo, trabajo y conocimientos de la legislación española. Eso, sin contar con el imprescindible dominio del idioma… Si todo esto te está empezando a abrumar, no te preocupes: hay solución. El asesoramiento y apoyo de una consultoría empresarial especializada en crear empresas en España será tu mejor herramienta. Desde Leialta te invitamos a conocer nuestros servicios especializados, a través de los cuales ayudamos cada día a muchos empresarios extranjeros a cumplir con sus obligaciones mercantiles de una sociedad en España. Contáctanos y encontraremos la forma de ayudarte a ti también.
¿Quieres saber más sobre las obligaciones fiscales de una empresa en España? En nuestro próximo post te explicaremos el resto de documentación a presentar, cuándo hacerlo y cómo hacerlo bien. Mientras tanto, no dudes en dejarnos tu comentario.
