El split payroll, también conocido como nómina dividida o nómina internacional, es una de las cuestiones más relevantes hoy en día para las empresas con empleados que trabajan en varios países. Su correcta gestión es clave para evitar problemas de doble tributación, sanciones administrativas o errores en las cotizaciones de los trabajadores desplazados.
En este artículo vamos a explicar de manera clara qué es el split payroll, en qué se diferencia del shadow payroll, cuándo aplicarlo, qué beneficios aporta tanto a la empresa como al empleado, qué marco legal lo regula y cómo gestionarlo de forma eficaz sin errores.
¿Qué es el split payroll o nómina dividida?
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Cuando hablamos de split payroll, nos referimos a la práctica de dividir el salario de un trabajador entre distintos países. Por ejemplo, un empleado expatriado que sigue vinculado a la empresa en España, pero que desarrolla parte de su actividad en otro país europeo, puede recibir un porcentaje de su nómina en España y otro en el país de destino.
De este modo, se atiende a las obligaciones fiscales de ambos territorios y se asegura que las cotizaciones sociales se reparten según lo previsto por la normativa.
Diferencias entre split payroll y shadow payroll
Es cierto que, el mecanismo suele confundirse con el shadow payroll, pero la diferencia es significativa. En el split payroll el salario se paga efectivamente en varios países, mientras que en el shadow payroll el trabajador cobra toda su retribución en un único país, y en el otro se simula una nómina “en la sombra” únicamente con fines de declaración fiscal y de Seguridad Social. Ambos modelos persiguen la misma finalidad, que es cumplir la normativa local, pero su aplicación depende de la estrategia de movilidad internacional de la empresa y de la situación concreta del trabajador.
Cuándo aplicar un split payroll en tu empresa
El split payroll resulta recomendable en escenarios como:
- Trabajadores desplazados o expatriados que pasan parte del año en un país y parte en otro.
- Empleados que cotizan en varios países por obligación legal o por aplicación de convenios bilaterales de Seguridad Social.
- Organizaciones con estructuras multinacionales que desean mantener la parte del salario en moneda local y otra en divisa extranjera.
- Casos en los que es necesario evitar dobles retenciones fiscales o problemas de tipo cambiario.
En definitiva, se aplica cuando el trabajador debe cotizar en varios países o cuando conviene dividir la nómina para ajustarse a las normativas locales.
Ventajas para la empresa y el empleado de aplicar un split payroll
Uno de los aspectos más atractivos del split payroll es que genera beneficios para ambas partes. Para la empresa, supone un mayor control sobre las obligaciones tributarias en cada país, evita sanciones y refuerza la imagen de cumplimiento normativo, algo esencial en organizaciones que operan a nivel internacional. También aporta claridad a la hora de auditar procesos de nómina internacional, un ámbito especialmente complejo en tiempos de globalización.
Para el empleado, contar con un sistema de nómina dividida aporta seguridad jurídica, ya que le permite cotizar en los países donde desarrolla su actividad y acceder a prestaciones sociales sin riesgos de lagunas en sus derechos. Asimismo, facilita la planificación fiscal personal, evita la doble tributación y da mayor estabilidad financiera al percibir parte de la retribución en cada jurisdicción donde tiene gastos o residencia fiscal.
Marco legal y normativo
El split payroll debe enmarcarse en una red de normas internacionales y europeas que regulan las cotizaciones y obligaciones de los trabajadores desplazados. En la Unión Europea, el principal instrumento es el Reglamento (CE) 987/2009, que establece las normas de aplicación para la coordinación de los sistemas de Seguridad Social. Gracias a este reglamento se determina en qué país debe cotizar el trabajador que presta servicios en varios Estados miembros.
En España, uno de los documentos más relevantes es el Modelo TA.201, que se utiliza para solicitar que un trabajador desplazado mantenga la cobertura de la Seguridad Social española. Además, los convenios bilaterales de Seguridad Social firmados con terceros países juegan un papel crucial, ya que permiten aclarar dónde deben realizarse las cotizaciones y cómo evitar duplicidades.
¿En qué país debo cotizar si trabajo en varios países?
Una de las preguntas más frecuentes es esta. Y, la respuesta no es uniforme, ya que depende del tiempo efectivo de trabajo en cada país, de la residencia fiscal del empleado y de la existencia o no de convenios bilaterales.
Implicaciones para Recursos Humanos y Finanzas
La correcta gestión del split payroll exige una coordinación estrecha entre los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas. No se trata solo de dividir una nómina, sino de garantizar que las retenciones fiscales se aplican correctamente, que los tipos de cambio no generan distorsiones y que la contabilidad refleja de manera precisa los pagos en distintos países.
Para RR. HH., el reto principal está en dar respuesta a las necesidades del trabajador desplazado, asegurando que sus derechos en materia de cotizaciones y prestaciones sociales se respetan. Para Finanzas, la clave es gestionar adecuadamente la carga tributaria y la tesorería de la empresa, evitando sanciones y ajustándose a los calendarios fiscales de cada país.
Un error en la aplicación de un split payroll no solo puede suponer multas económicas, sino también un deterioro de la confianza de los empleados en la organización.
Cómo gestionar un split payroll paso a paso
Siguiendo unos pasos claros, la gestión resulta sencilla:
- Analizar la situación del trabajador desplazado: país de origen, país de destino, tiempo de estancia y convenios aplicables.
- Determinar la base de cotización según el Reglamento 987/2009 o los convenios bilaterales.
- Decidir el porcentaje de la nómina que se abonará en cada país.
- Calcular y aplicar retenciones fiscales y cotizaciones en cada jurisdicción.
- Registrar el split payroll en los sistemas de RRHH y contabilidad.
- Realizar controles periódicos para garantizar que no se producen duplicidades ni incumplimientos.
En resumen, el split payroll es una herramienta clave para las empresas con empleados en varios países. Facilita el cumplimiento fiscal y de Seguridad Social en distintas jurisdicciones, aporta seguridad jurídica y beneficia tanto a la organización como al trabajador.
Su gestión, sin embargo, exige un conocimiento preciso del Reglamento 987/2009, de los convenios bilaterales de Seguridad Social y de la normativa de cada país, además de una estrecha coordinación entre RRHH y Finanzas.
Por eso, desde LEIALTA ayudamos a las empresas a implementar esquemas de nómina internacional seguros y eficientes, reduciendo riesgos y garantizando el cumplimiento normativo. Desde nuestra asesoría laboral, nos aseguramos de que las gestiones sean correctas y no haya ningún tipo de problema con los organismos.
