Una vez que se ha decidido emprender y crear una empresa, uno de los primeros pasos esenciales es elegir el nombre. Y es que. no basta con tener una idea original, hay que asegurarte de que ese nombre no lo esté utilizando ya otra sociedad. Para eso sirve el certificado negativo de denominación social, un documento que confirma que el nombre que has escogido está disponible.
A continuación, te explicamos qué es este certificado, para qué sirve, cómo se solicita y qué pasos debes seguir tras obtenerlo, además de ciertos consejos prácticos para facilitar el proceso de constitución de tu empresa en España.
¿Qué es el certificado negativo de denominación social?
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Antes de entrar en materia, hay que entender qué es certificado negativo de denominación social y sus implicaciones. Este no deja de ser un documento oficial emitido por el Registro Mercantil Central (RMC) que acredita que no existe ninguna sociedad registrada en España con el mismo nombre que el que quieres utilizar.
Dicho certificado es obligatorio para constituir una sociedad mercantil, ya que garantiza que el nombre escogido es único y no induce a confusión con otras empresas ya inscritas.
¿Para qué sirve el certificado negativo de denominación social en el proceso de crear una empresa en España?
El certificado tiene una función muy concreta en el proceso de constitución, es decir:
- Evita duplicidades de nombre en el Registro Mercantil.
- Permite reservar el nombre elegido durante un periodo de 6 meses.
- Es un documento que debes aportar al notario para otorgar la escritura de constitución de la sociedad.
- Asegura la identidad jurídica de la empresa desde el inicio.
Por lo tanto, es un requisito previo imprescindible para poder avanzar en la creación de tu empresa y formalizar el resto de los trámites como, por ejemplo: estatutos, CIF o inscripciones.
¿Dónde se solicita el certificado negativo de denominación social?
Pasos para obtener el certificado online en el Registro Mercantil Central
En primer lugar, certificado debe solicitarse en el Registro Mercantil Central, que dispone de una sede electrónica desde la cual puedes hacer todo el trámite online, sin necesidad de desplazarte físicamente.
Requisitos principales:
- Tener preparada una lista de nombres alternativos (hasta cinco), ordenados por preferencia.
- Disponer de un medio de pago electrónico para abonar la tasa correspondiente (aproximadamente 16 euros).
- Indicar si actúas en nombre propio o representando a otra persona física o jurídica.
¿Cómo sacar la certificación negativa del nombre de la sociedad paso a paso?
Hay que seguir una serie de pautas para poder completar el proceso de manera correcta:
- Accede a la web del Registro Mercantil Central y entra en el apartado “Denominaciones sociales”.
- Haz clic en “Solicitud de certificación negativa”.
- Rellena el formulario con tus datos personales o los de tu empresa.
- Indica hasta 5 nombres posibles, por orden de preferencia.
- Realiza el pago de la tasa mediante tarjeta o banca electrónica.
- Una vez emitida la certificación, puedes descargarla directamente si elegiste la opción digital o esperar a recibirla por correo si es versión física.
De cualquier forma, es importante recordar que, aunque se soliciten varios nombres, solo se emitirá certificación por el primer nombre disponible.
¿Cuánto tarda en emitirse el certificado negativo de denominación social?
Lo más habitual es que tarde entre 24 a 48 horas hábiles, si se opta por la certificación digital. Si, por el contrario, se solicita por correo postal, el plazo puede extenderse a 3-5 días laborables, dependiendo del servicio de mensajería.
Tras la espera, y una vez emitido, el certificado tiene una vigencia de 3 meses, pero la reserva del nombre dura hasta 6 meses, tiempo durante el cual nadie más podrá registrar esa denominación.
Consejos para elegir correctamente el nombre de tu empresa
Este es uno de los pasos más importantes, elegir el nombre adecuado para la empresa. Es importante seguir unos consejos, que, aunque simples, pueden ayudar a visualizar mejor
- Evita términos genéricos o que puedan confundirse con otras marcas.
- Evita incluir nombres de municipios, provincias o términos oficiales como “nacional”, “europeo”, “instituto’’, que puedan dificultar la aprobación.
- Consulta nombres ya inscritos en la web del RMC antes de presentar tu solicitud.
- Piensa en la marca comercial, no solo en el nombre legal. Es posible registrar una denominación social distinta al nombre comercial que usarás en tu web o producto.
- Si tienes pensado operar a nivel internacional o dentro de la UE, asegúrate de que el nombre no esté registrado como marca en otras jurisdicciones.
¿Qué hacer después de obtener el certificado negativo?
Después de haber recibido el certificado negativo de denominación social, ya puedes avanzar con los siguientes pasos para constituir la sociedad:
- Solicitar el NIF provisional en la AEAT.
- Redactar los estatutos sociales y acudir al notario con el certificado para otorgar la escritura de constitución.
- Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil provincial correspondiente.
- Solicitar el NIF definitivo y activar la empresa ante la Agencia Tributaria.
¿Y si vas a operar dentro de la UE? Alta en el ROI
Puede darse el caso de que una empresa vaya a realizar operaciones comerciales con otros países de la Unión Europea, para eso se necesitaría darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
Este registro, gestionado por la AEAT, permite que una empresa realice compras y ventas sin IVA entre países comunitarios. También se conoce como estar dado de alta en el ROI AEAT.
Requisitos para darse de alta como operador intracomunitario:
- Estar constituido legalmente y dado de alta en Hacienda.
- Justificar actividad económica real.
- Marcar la casilla 582 en el modelo 036 de declaración censal.
- Aportar documentación adicional si lo solicita la AEAT.
Una vez validado, obtendrás tu número de operador intracomunitario, que coincide con tu NIF precedido por “ES”.
El certificado negativo de denominación social es el primer paso formal para crear una empresa en España. Asegura la exclusividad del nombre y permite avanzar con la constitución de la sociedad.
Recuerda que, tras obtenerlo, si vas a operar con otros países de la UE deberás darte de alta como operador intracomunitario en el ROI AEAT, completando así todos los requisitos legales para comenzar tu actividad empresarial sin contratiempos.
En ese sentido, desde el área de consultoría mercantil de LEIALTA no solo te ayudamos a crear tu empresa paso a paso, sino que también gestionamos por ti el alta en el ROI, asegurándonos de que cumples con todos los requisitos y evitando errores que puedan retrasar tu actividad internacional.
