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Otra forma de operar en España: la oficina de representación

cómo hacer negocios en España¿Quieres hacer negocios en España? Existen muchas oportunidades en España para empresas extranjeras y varias formas de comenzar tu actividad en nuestro país. Es probable que hayas escuchado hablar de dos formas, que son las más comunes, de establecerse en España: como una sucursal o como una filial (sociedad limitada o anónima). En este post te vamos a hablar de otra alternativa que es la oficina de representación.

¿Qué es una oficina de representación?

La oficina de representación es una entidad con las siguientes características:

  • No tiene personalidad jurídica propia independiente de la sociedad matriz extranjera.
  • Tampoco tiene órganos de administración, sino que las acciones que realiza las hace a través de un representante debidamente apoderado.
  • La oficina de representación no puede realizar una actividad económica (esta es su principal diferencia con una sucursal) y sus labores suelen estar enfocadas a la coordinación y colaboración. Además, realizará: estudios de mercado, preparación de contratos y otras actividades accesorias.
  • La sociedad matriz extranjera será la responsable de las deudas que contraiga la oficina de representación en España.
  • No posee un capital propio independiente de la matriz, pero esta le puede asignar un fondo.

¿Cómo se constituye una oficina de representación?

La apertura de una oficina de representación en España requiere el otorgamiento de una escritura pública (u otro documento que se otorgue ante un Notario extranjero, que se legalice con la Apostilla de la Haya u otro sistema).

La escritura se utilizará para hacer trámites fiscales, laborales y de la Seguridad Social y su contenido es el siguiente:

  • Decisión de apertura de la oficina de representación.
  • Nombramiento del representante fiscal (que debe ser una persona física o jurídica que residan en España).
  • Determinación de las facultades del representante fiscal.
  • Asignación de fondos a la oficina.

No es necesario inscribir la oficina de representación en el Registro Mercantil.

¿Cómo se comunica a la Agencia Tributaria el nombramiento del representante fiscal?

Para comunicar el nombramiento del representante fiscal en la Agencia Tributaria se deberá presentar el modelo 036 firmado por dicho representante, al que habrá que adjuntar la siguiente documentación:

  • Escritura de nombramiento del representante fiscal, formalizada ante Notario extranjero y legalizada con la Apostilla de la Haya u otro instrumento de legalización.
  • DNI o NIE del representante fiscal.
  • Documento que acredite la existencia de la sociedad extranjera que puede ser:
    • Una escritura de constitución o estatutos de la entidad, inscritos en el Registro Mercantil del país de origen.
    • Una certificación de un notario extranjero o de una hacienda extranjera.

A continuación, la Agencia Tributaria asignará un NIF y se podrá operar en España.

En LEIALTA ofrecemos un servicio de representante legal y fiscal para tu negocio, formado por expertos de diversas disciplinas (abogados mercantilistas y fiscalistas) que te asesorarán en varios idiomas. Nuestro servicio incluye las siguientes acciones:

  • Asesoría desde el inicio de la actividad en España
  • Interlocución frente a la Agencia Tributaria española.
  • Realización de trámites administrativos.
  • Análisis del cumplimiento de la normativa fiscal.

¿La oficina de representación es un establecimiento permanente?

A efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y del Impuesto sobre Sociedades (IS) la oficina de representación no es un establecimiento permanente, pero es necesario tener cuidado porque desde el momento en que los trabajadores desarrollen labores comerciales con capacidad para contratar con clientes, podría considerarse que existe un establecimiento permanente y, por lo tanto, tributar por IVA e IS. En este caso, habría que estudiar a fondo la situación y los convenios internacionales aplicables, para evitar la doble imposición.

La contabilidad de la oficina de representación la realiza la empresa extranjera.

¿Qué otras formas existen de hacer negocios en España?

Tal y como hemos dicho al inicio existen varias formas de hacer negocios en España, además de la oficina de representación:

  • Vender directamente desde el país extranjero sin tener una estructura en España.
  • Contratar a un agente en España.
  • Crear una filial. En este caso se crea una sociedad mercantil en España que tienen personalidad jurídica independiente respecto a la sociedad matriz extranjera. La filial deberá tributar en España por el IS y el IVA.
  • Constituir una sucursal. No tiene personalidad jurídica propia y debe llevar su contabilidad. Por ejemplo, en el caso de que se quiera alquilar un local en España, tendrá firmar y pagar las rentas la empresa matriz. En este supuesto, la sucursal, también deberá tributar en España por IS e IVA.

Tal y como has visto se pueden hacer negocios en España de muchas formas. La que elijas dependerá del objetivo que desees alcanzar en nuestro país. Puedes comenzar con una oficina de representación para hacer un estudio del mercado y analizar la viabilidad de la implantación de tu negocio en España, para, posteriormente, abrir una sucursal o filial.

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8 comentarios de “Otra forma de operar en España: la oficina de representación

  1. Leslye dice:

    Hola,
    Primero, felicitaciones por el Blog. Es de los más claros y completos que he encontrado en la web respecto a las OR.
    Segundo, van las siguientes consultas:
    a) ¿existe una diferencia entre una OR y la función de su Representante Fiscal vs. la contratación de un Agente?
    b) durante la formación de la OR ¿intervienen las Notarias españolas en algún modo?
    c) ¿bajo qué forma puede participar un Autónomo para ser Representante Fiscal remunerado de la OR de modo de que pueda pagar la cotización más baja posible?
    Muchas gracias!

    • Paul Urrutia dice:

      Hola Leslye,

      ¡Gracias por tus felicitaciones! Te contesto a tus dudas:

      a)¿Existe una diferencia entre una OR y la función de su Representante Fiscal vs. la contratación de un Agente?
      Uno puede desarrollar negocios en España como autónomo o a través de una OR de la misma manera. La OR tiene mejor visibilidad frente a terceros (Empresas, bancos, etc), y hacerlo como autónomo o nombrando un representante fiscal quizás esté pensado para un negocio muy personal y pequeño. La OR tienen su sentido para realizar labores de prospección comercial y poder contratar los primeros empleados en España.

      b) Durante la formación de la OR ¿intervienen las Notarías españolas en algún modo? Si, requiere pasar por Notaría. (No por Registro Mercantil porque no es una entidad legal)

      c)¿Bajo qué forma puede participar un Autónomo para ser Representante Fiscal remunerado de la OR de modo de que pueda pagar la cotización más baja posible? Si te refieres a las cotizaciones de la SS como autónomo hay una serie de bonificaciones interesantes para nuevos autónomos con cuotas muy asequibles, pero al no ser una entidad legal no es necesario el nombramiento de un administrador. Si sería necesario el nombramiento de un representante fiscal, que tenga residencia fiscal en España, y este no tiene que estar dado de alta salvo que quiera desarrollar una actividad. El nombramiento de un representante fiscal es necesario para que, en el caso que la OR no pague sus impuestos, el pago recaiga en la figura de un residente en España.

      Esperemos haber solucionado tus dudas.

      Saludos.

  2. Maria dice:

    Hola,
    Una duda al respecto, todo esto tiene que ir traducido al castellano, tanto los estatutos de la empresa, como el poder. Esto se puede traducir aquí en España?
    Totalmente de acuerdo con el comentario anterior, de que esta es la página más completa y clara de todas la que he visitado.
    Muchas gracias de antemano.

    • Paul Urrutia dice:

      Hola María,

      Si, la documentación de la entidad matriz tiene que venir con la Apostilla de la Haya y traducción jurada al español. La traducción al español se debe hacer con un traductor jurado, y se puede por supuesto contratar en España. Una vez obtenida la traducción jurada ya se puede escriturar (Junto con los documentos Apostillados).

      Saludos y gracias por contactarnos.

  3. Carlos dice:

    Hola, gracias por la informacion. Estamos estudiando abrir una oficina de representacion en un principio para una empresa de Taiwan. El problema es que no estan dentro del convenio de la Haya y tampoco en el listado de paises con tratado para evitar la doble imposicion. Por lo tanto, no vemos cual puede ser la mejor manera para empezar y que no sea mediante un agente autonomo.
    Si es posible, necesito un presupuesto para una asesoria y gestoria, si es posible.
    Un saludo

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