En la actualidad, el mercado único europeo permite a las empresas realizar operaciones comerciales sin barreras arancelarias. Pero para que esto funcione y pueda beneficiarse plenamente de este entorno fiscal, es necesario cumplir ciertos requisitos. Uno de los más relevantes es el registro de operadores intracomunitarios, también conocido como alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).
En este artículo vamos a poder ver qué es el ROI, quién está obligado a inscribirse, cómo es el proceso de alta y qué riesgos implica operar sin registrarse correctamente.
Cómo darse de alta en el ROI en España como empresa extranjera
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En primer lugar, cuando una empresa extranjera quiere operar en España y realizar compras o ventas con otros Estados miembros de la UE, debe darse de alta en el ROI a través de la Agencia Tributaria. Es un paso esencial para poder emitir o recibir facturas exentas de IVA en operaciones intracomunitarias.
Para que esto suceda, es necesario que la empresa obtenga un NIF español, independientemente de si está establecida físicamente en España o no. Además, deberá nombrar un representante fiscal con domicilio en territorio español y justificar que su actividad implica operaciones reales con empresas de la Unión Europea.
Dicha inscripción no es automática. Hacienda debe analizar la documentación aportada para verificar que existe una actividad económica y que se cumplirán las obligaciones fiscales derivadas de dicha actividad. Solo en caso favorable se concederá el alta como operador intracomunitario, activando así el número de IVA intracomunitario.
Qué es el ROI y por qué es obligatorio para operar en Europa
Como se ha visto antes el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es una base de datos gestionada por la Agencia Tributaria en la que deben inscribirse las empresas que realizan operaciones comerciales con otros países de la Unión Europea. El registro permite identificar a los operadores a efectos del IVA y garantiza que se apliquen correctamente las normas fiscales europeas.
No hay que olvidar que, estar inscrito en el ROI es imprescindible para poder operar legalmente con otras empresas europeas sin aplicar el IVA en origen, ya que las operaciones intracomunitarias, en general, están exentas del impuesto si ambas partes están dadas de alta como operadores. Por tanto, la alta ROI no solo es un requisito formal, sino también una condición operativa fundamental.
Diferencia entre ROI y VIES
Es cierto que, a menudo se utilizan como sinónimos, pero el ROI y VIES no son exactamente lo mismo. Sus diferencias más notorias se pueden ver en:
- El ROI es el registro nacional que gestiona la Agencia Tributaria española.
- El VIES (VAT Information Exchange System) es la base de datos europea en la que aparecen los operadores intracomunitarios de todos los Estados miembros.
| Característica | ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) | VIES (VAT Information Exchange System) |
|---|---|---|
| ¿Qué es? | Registro nacional gestionado por la Agencia Tributaria | Base de datos europea de operadores intracomunitarios |
| Quién lo gestiona | Agencia Tributaria de España (AEAT) | Comisión Europea / Red de administraciones fiscales |
| Función principal | Autorizar operaciones intracomunitarias sin IVA | Verificar validez del NIF-IVA en otros países de la UE |
| ¿Es obligatorio aparecer en ambos? | Sí, para operar legalmente y beneficiarse de exenciones | Sí, la inclusión en el VIES se activa al darse de alta en ROI |
| Visibilidad pública | No pública (gestión interna AEAT) | Consulta pública online para terceros |
Cuando una empresa se da de alta en el ROI, sus datos se comunican automáticamente al sistema VIES, lo que permite que cualquier empresa europea pueda verificar su validez como operador intracomunitario.
Por ejemplo, si una empresa va a comprar productos en Alemania o prestar servicios a una empresa en Francia, deberá darse de alta previamente en el ROI para operar legalmente y beneficiarse de la exención del IVA en estas operaciones.
¿Quién está obligado a registrarse en el ROI?
Hay una serie de requisitos, pero, principalmente, deben solicitar el alta como operador intracomunitario todas aquellas empresas o autónomos, residentes o no residentes, que vayan a realizar:
- Adquisiciones intracomunitarias de bienes o servicios.
- Entregas intracomunitarias de bienes a empresas o profesionales de otros países de la UE.
- Operaciones triangulares u otras operaciones sujetas al régimen especial del IVA intracomunitario.
La inscripción también es obligatoria si se desea aplicar la inversión del sujeto pasivo en ciertas operaciones internacionales. Incluso si las operaciones no se producen con frecuencia, es necesario registrarse previamente para poder operar legalmente bajo este régimen fiscal.
Requisitos para registrarse como operador intracomunitario en España
Antes de iniciar el proceso de registro de operadores intracomunitarios, una empresa extranjera debe cumplir con ciertos requisitos legales y fiscales. Entre los más importantes se encuentran:
- Obtener un NIF español: Las empresas no residentes deben solicitar un número de identificación fiscal a través de la Agencia Tributaria.
- Acreditar una actividad económica real: Es fundamental justificar que la empresa tiene una actividad económica activa y que existen relaciones comerciales con otras entidades europeas.
- Demostrar intención de realizar operaciones intracomunitarias: Es recomendable aportar facturas proforma, contratos, presupuestos o pedidos para apoyar la solicitud.
Representación fiscal en España
Por otra parte, en el caso de empresas extranjeras sin establecimiento permanente en España, es obligatorio designar un representante fiscal que actúe en nombre de la entidad ante la Agencia Tributaria. Este representante debe residir en España y será responsable del cumplimiento de las obligaciones fiscales de la empresa en territorio español.
La representación fiscal es un requisito indispensable para obtener el alta en el ROI y, por tanto, para poder operar legalmente como operador intracomunitario.
Cómo es el proceso de alta en el ROI ante la AEAT
El proceso para darse de alta en el ROI se realiza ante la Agencia Tributaria mediante la presentación del modelo 036, que es el formulario utilizado para comunicar el inicio, modificación o cese de la actividad económica de un contribuyente.
Presentación del modelo 036
Toda empresa debe presentar el modelo 036 marcando la casilla correspondiente al alta en el ROI (casilla 582). En el formulario también se indicará el régimen de IVA aplicable y, en su caso, la designación del representante fiscal.
El modelo puede presentarse de forma electrónica, si se cuenta con un certificado digital válido, o a través de un representante autorizado.
Justificación de actividad
Hay que señalar que, junto con el modelo 036, la empresa deberá aportar documentación que acredite la existencia y actividad real de la entidad, como:
- Escrituras de constitución.
- Certificado de alta en el registro mercantil del país de origen.
- Documentos que acrediten la intención de realizar operaciones intracomunitarias (presupuestos, contratos, correos comerciales).
La AEAT puede solicitar información adicional si considera que la documentación es insuficiente para valorar la solicitud.
¿Cuánto tarda el alta en el ROI/VIES?
El plazo de resolución varía, pero lo habitual es que la Agencia Tributaria resuelva la solicitud en un plazo de entre 15 y 30 días hábiles desde la presentación completa de la documentación. En algunos casos, el alta puede demorarse si se requiere información adicional o si existen dudas sobre la actividad económica.
Una vez aprobada la solicitud, la empresa aparecerá en el registro VIES, y podrá operar como operador intracomunitario.
¿Qué pasa si opero sin estar dado de alta?
Realizar operaciones intracomunitarias sin estar dado de alta en el ROI puede tener consecuencias fiscales importantes:
- Las facturas emitidas sin estar registrado serán consideradas incorrectas y deberán incluir IVA, perdiendo así la exención.
- Se pueden imponer sanciones económicas por no cumplir con las obligaciones fiscales.
- La empresa podría enfrentarse a inspecciones o bloqueos administrativos por parte de la AEAT.
Por ello, es fundamental realizar el alta ROI antes de emitir o recibir cualquier factura intracomunitaria.
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