¿Tu empresa ha pagado IVA en España por una feria, un proveedor, un desplazamiento profesional, una importación o una operación vinculada a su actividad?
Una factura con IVA español no equivale automáticamente a un derecho de devolución. En muchos expedientes, el verdadero trabajo está antes del formulario: analizar la operación, descartar que el proveedor haya repercutido IVA por error, identificar la vía correcta y preparar una prueba documental coherente.
En esta entrada explicamos cómo recuperar el IVA soportado en España mediante el modelo 361, quién puede solicitar la devolución, qué gastos pueden incluirse y qué requisitos exige la Agencia Tributaria.
¿Qué es el modelo 361 de la AEAT?
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El modelo 361 es la solicitud electrónica mediante la cual determinados empresarios o profesionales establecidos fuera de la Unión Europea, de Canarias, Ceuta y Melilla piden a la Agencia Tributaria la devolución del IVA soportado o satisfecho en el territorio de aplicación del impuesto, es decir, en la Península y las Islas Baleares.
No es una declaración periódica de IVA ni sirve para recuperar IGIC canario o IPSI de Ceuta y Melilla. Tampoco es una vía automática: aplica el régimen de los artículos 119 y 119 bis de la Ley del IVA y exige revisar las reglas españolas de deducción.
Modelo 360 o modelo 361: la diferencia esencial
Aunque el modelo 361 se suele confundir con el modelo 360 por formar ambos parte de procedimientos de devolución del IVA, no son lo mismo.
| Procedimiento | Quién lo utiliza | Dónde se soportó el impuesto |
|---|---|---|
| Modelo 360 | Operadores establecidos en otro Estado miembro de la UE y, según el supuesto, en España, Canarias, Ceuta o Melilla. | Procedimiento europeo o territorial de devolución. Cuando una empresa de otro Estado miembro recupera IVA español, la solicitud se canaliza normalmente a través del portal de su Estado de establecimiento. |
| Modelo 361 | Empresas o profesionales establecidos fuera de la UE, Canarias, Ceuta y Melilla. | IVA soportado en la Península o Baleares, solicitado directamente ante la AEAT. |
La Agencia Tributaria diferencia expresamente las gestiones del modelo 360 y del modelo 361. El modelo 361 se vincula a solicitudes de devolución del IVA soportado en el territorio de aplicación del impuesto por empresarios o profesionales establecidos en terceros países con reciprocidad.
Regla práctica. Si la empresa está establecida en la UE, el punto de partida no es el modelo 361. Si está en un tercer país, el análisis debe centrarse en el artículo 119 bis, la reciprocidad, las excepciones y la eventual obligación de nombrar representante en España.
¿Qué empresas extranjeras pueden solicitar la devolución del IVA en España?
La viabilidad no depende solo del país. Durante el periodo solicitado deben cumplirse de forma conjunta las condiciones del régimen.
1. Actuar como empresario o profesional
El solicitante debe desarrollar una actividad económica real. Las cuotas deben corresponder a bienes o servicios vinculados a esa actividad, no a consumo privado. La AEAT exige un certificado de la autoridad competente del país de establecimiento que acredite la actividad empresarial o profesional durante el periodo de la solicitud.
2. No estar establecido en España a estos efectos
La empresa no debe tener en la Península o Baleares una sede o un establecimiento permanente desde el que haya realizado entregas de bienes o prestaciones de servicios durante el periodo. Tener alguna relación con España no basta para excluir el procedimiento: la cuestión es si existe una estructura con medios humanos y técnicos y si las operaciones se realizan desde ella.
Incluso una empresa titular de un establecimiento permanente puede ser considerada no establecida para este régimen si no ha realizado operaciones desde dicho establecimiento durante el periodo de devolución. Es un punto que debe documentarse con especial cuidado.
3. No realizar en España operaciones incompatibles con el régimen
Como regla general, el solicitante no debe haber efectuado entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas a IVA español, salvo, entre otras, aquellas en las que el sujeto pasivo sea el destinatario por inversión del sujeto pasivo y determinados transportes o servicios accesorios exentos.
Además, si la empresa es destinataria de operaciones por las que ella misma pasa a ser sujeto pasivo en España, puede ser necesario registrarse y recuperar el IVA a través de declaraciones periódicas, no mediante el modelo 361. Conviene revisar el conjunto de la operativa, no únicamente las facturas con saldo a devolver.
4. Destinar los gastos a operaciones que dan derecho a deducción
Los bienes y servicios adquiridos en España deben utilizarse en actividades que otorguen derecho a deducir en el país de establecimiento y, al mismo tiempo, superar las limitaciones de deducibilidad de la normativa española. Si la actividad solo permite una deducción parcial, la devolución se reduce en la misma proporción.
5. Cumplir la reciprocidad o una excepción
Con carácter general, la empresa debe estar establecida en un Estado que reconozca a los empresarios españoles un derecho equivalente y cuya reciprocidad haya sido reconocida por resolución de la Dirección General de Tributos. La reciprocidad es jurídica y formal: no basta con que el país tenga un impuesto parecido al IVA.
Países con reciprocidad para recuperar IVA en España
Entre los países o territorios que aparecen habitualmente en las resoluciones y en la práctica del modelo 361 figuran Canadá, Israel, Japón, Mónaco, Noruega, Suiza y Reino Unido. Sin embargo, el alcance no es idéntico en todos ellos: algunas resoluciones limitan categorías concretas de gasto.
Por ejemplo, la resolución aplicable al Reino Unido reconoce la reciprocidad, pero incorpora restricciones, entre ellas las relativas a bienes y servicios destinados a la reventa, servicios recreativos, adquisición de vehículos y una parte del IVA del alquiler o arrendamiento financiero de vehículos. Por eso no debe presentarse una solicitud basándose únicamente en que el país figura en una lista.
Este mapa debe utilizarse como herramienta orientativa, no como garantía automática de devolución. Antes de presentar el modelo 361, conviene confirmar tres cuestiones:
| Pregunta clave | Por qué debe revisarse |
|---|---|
| ¿Dónde está establecida la empresa? | Determina si puede existir reciprocidad o excepción aplicable. |
| ¿Qué tipo de IVA se quiere recuperar? | No todos los gastos con IVA son recuperables. |
| ¿La empresa tiene documentación suficiente? | La falta de certificados, facturas o poderes puede bloquear la solicitud. |
Excepciones: cuándo puede devolverse IVA aunque no exista reciprocidad
La Ley del IVA permite que cualquier empresario o profesional de un tercer país solicite la devolución, aunque su Estado no tenga reciprocidad reconocida, respecto de dos grupos concretos de operaciones:
- Plantillas, moldes y equipos. Adquiridos o importados en España para ponerlos a disposición de un fabricante español, siempre que los bienes fabricados se expidan fuera de la Unión Europea al empresario no establecido y que, al finalizar, las plantillas, moldes o equipos se exporten o destruyan.
- Ferias, congresos y exposiciones profesionales. Servicios de acceso, hostelería, restauración y transporte vinculados con la asistencia a estos eventos comerciales o profesionales celebrados en la Península o Baleares.
Importante. La excepción de ferias no convierte en recuperable cualquier hotel, comida o desplazamiento profesional. Debe existir una vinculación acreditable con la asistencia a una feria, congreso o exposición de carácter comercial o profesional.
Caso especial: empresas acogidas a OSS
Cuando el IVA soportado se destina exclusivamente a operaciones de comercio electrónico acogidas a un régimen de ventanilla única, la Ley prevé particularidades relevantes: la devolución se canaliza por el procedimiento del artículo 119 bis, pero no se exige reciprocidad ni el nombramiento de representante para esas cuotas. Si la empresa realiza además otras operaciones que obligan a registrarse y presentar declaraciones en España, el IVA puede tener que deducirse en esas declaraciones.
Qué IVA puede recuperarse y qué debe revisarse antes
El modelo 361 puede incluir IVA de adquisiciones de bienes, servicios e importaciones realizadas en la Península o Baleares. No obstante, el análisis debe empezar por la propia factura: si el IVA español se repercutió indebidamente, la solución correcta no es pedir su devolución a la AEAT, sino solicitar al proveedor una factura rectificativa y el reintegro de la cuota.
| Tipo de gasto u operación | Análisis habitual |
|---|---|
| Bienes adquiridos en España | Pueden ser recuperables si se destinan a la actividad y la cuota es deducible. Debe verificarse el destino posterior de los bienes y si existe una obligación de registro en España. |
| Importaciones | Pueden incluirse si el solicitante figura como importador, conserva el documento aduanero y los bienes se afectan a operaciones con derecho a deducción. |
| Inmuebles y servicios localizados en España | Pueden llevar IVA español correctamente, pero es necesario revisar el uso empresarial, la deducibilidad y la posible existencia de establecimiento permanente. |
| Ferias y congresos | El acceso y determinados gastos de hostelería, restauración y transporte pueden ser recuperables. La relación con el evento debe estar bien acreditada. |
| Viajes, hoteles y restauración | No son recuperables de forma automática. En España existen restricciones y, fuera de la excepción de ferias, debe acreditarse además su deducibilidad fiscal y su vinculación directa con la actividad. |
| Vehículos y gastos asociados | Están sujetos a reglas de afectación, porcentajes y posibles restricciones adicionales derivadas de la reciprocidad del país. |
| Atenciones a clientes y gastos recreativos | Con carácter general, la normativa española excluye o restringe su deducción. |
| Servicios B2B generales | Muchos servicios prestados a una empresa extranjera no deberían llevar IVA español por las reglas de localización. Si se repercutió por error, debe rectificarse la factura. |
La pregunta decisiva no es “¿hay IVA en la factura?”, sino “¿ese IVA se devengó correctamente y sería deducible conforme a las reglas españolas?”.
Documentación necesaria para el modelo 361
La documentación es una de las partes más sensibles del modelo 361. Una solicitud puede ser viable desde el punto de vista fiscal, pero quedar bloqueada si no se acredita correctamente la actividad, la representación o las operaciones incluidas.
Desde el 1 de julio de 2024 se aplica el formulario actualizado y la documentación se aporta por registro electrónico, indicando en el modelo el número de registro de cada documento. Una solicitud bien preparada suele incluir:
- Certificado de actividad. Expedido por la autoridad competente del país de establecimiento y referido al periodo solicitado. Debe acreditar que la entidad realiza actividades sujetas a IVA o a un impuesto análogo.
- Poder de representación. En la primera solicitud presentada por un representante o cuando el poder anterior ya no esté vigente. Debe otorgarse ante fedatario público, identificar a las partes y facultar expresamente para presentar electrónicamente el modelo 361. Si el representante va a cobrar la devolución, el poder debe decirlo de forma expresa.
- Traducción y legalización del poder. El poder debe estar íntegramente en castellano o traducido por traductor jurado. Si el fedatario es extranjero, debe incorporar apostilla de La Haya o, cuando el país no sea parte del Convenio, la legalización correspondiente.
- Facturas y documentos de importación. La copia electrónica es obligatoria cuando la base imponible de cada documento supera 1.000 euros, o 250 euros en carburantes. La AEAT puede requerir otros documentos y los originales deben conservarse durante el plazo de prescripción.
- Relación de operaciones. Con proveedor, número y fecha de factura, base imponible, cuota, naturaleza del gasto, porcentaje deducible y demás códigos exigidos por el formulario.
- Datos bancarios. Titular de la cuenta, IBAN o, para cuentas no IBAN, SWIFT-BIC. Si la cuenta pertenece al representante, el poder debe autorizar el cobro.
- Estructura de grupo, cuando proceda. Si el solicitante pertenece a un grupo fiscal con un único número de identificación para todas las entidades, en la primera solicitud debe documentarse la estructura y la identificación individual de cada empresa.
Se debe tener en cuenta que la solicitud no se considera presentada mientras no consten el certificado de actividad y, cuando resulte obligatorio, el poder de representación. Presentar el formulario sin estos documentos no protege el plazo.
Plazo para presentar el modelo 361 e importes mínimos
La solicitud de la presentación del modelo 361 puede referirse a un periodo no superior al año natural ni inferior a tres meses. También puede referirse a un periodo inferior a tres meses cuando dicho periodo constituya lo que resta del año natural.
| Aspecto | Regla general |
|---|---|
| Periodo ordinario | Entre tres meses y un año natural. |
| Periodo inferior a tres meses | Solo si comprende la parte restante del año natural. |
| Mínimo para un periodo inferior al año | 400 euros. |
| Mínimo para el año completo o la parte restante del año | 50 euros. |
| Fecha límite | 30 de septiembre del año siguiente a aquel en el que se soportaron las cuotas. |
El plazo comienza el día siguiente al final del trimestre natural o del año natural al que se refiere la solicitud. Aunque la fecha final sea el 30 de septiembre, conviene iniciar el expediente con antelación: obtener el certificado, preparar un poder apostillado y revisar facturas puede llevar varias semanas.
Cómo presentar el modelo 361 ante la AEAT
La presentación del modelo 361 se realiza de forma electrónica ante la Agencia Tributaria. En general, es recomendable seguir un flujo de trabajo ordenado:
- Análisis de elegibilidad. País de establecimiento, actividad, presencia en España, operaciones realizadas, posible obligación de registro y porcentaje de deducción.
- Revisión de reciprocidad o excepción. Se identifica la resolución aplicable, sus límites o la excepción legal que permite la devolución.
- Auditoría de facturas. Se separan las cuotas correctamente repercutidas y deducibles de las facturas que deben rectificarse o excluirse.
- Preparación documental. Certificado, poder, apostilla o legalización, traducción jurada, datos bancarios, documentos de importación y relación de operaciones.
- Presentación electrónica. La realiza el representante residente en España, salvo las particularidades de OSS, mediante el formulario disponible en la Sede de la AEAT.
- Seguimiento. Se controlan notificaciones, se contestan requerimientos y, si existe una denegación total o parcial, se analiza la conveniencia de recurrir.
Cuánto tarda la devolución
La AEAT dispone, con carácter general, de cuatro meses desde la recepción de la solicitud para resolver. Si pide información adicional o ulterior, el procedimiento puede extenderse a seis meses y, como máximo, a ocho meses. Los requerimientos deben atenderse normalmente en el plazo de un mes desde su recepción.
Si se reconoce la devolución, el pago debe efectuarse dentro de los diez días siguientes a la finalización del plazo de resolución aplicable. La falta de resolución expresa dentro del plazo máximo produce efectos desestimatorios, sin perjuicio de los recursos disponibles.
Errores frecuentes que pueden bloquear la devolución
El modelo 361 puede ser una vía útil para recuperar IVA soportado en España, pero también es un procedimiento exigente. Muchos problemas aparecen por falta de análisis previo o por documentación incompleta.
- Solicitar IVA repercutido indebidamente. La AEAT puede rechazar una cuota que nunca debió figurar en la factura; primero debe pedirse la rectificación al proveedor.
- Usar una lista de países como única prueba. La reciprocidad puede tener límites y las excepciones cubren solo gastos concretos.
- No revisar la operativa en España. Una venta local, una importación, un almacén o una operación con inversión del sujeto pasivo pueden cambiar la vía de recuperación.
- Incluir gastos privados, recreativos o atenciones. La vinculación empresarial no basta si la Ley española excluye la deducción.
- Facturas emitidas a empleados o a otra entidad del grupo. El destinatario debe coincidir con el solicitante y la trazabilidad debe ser clara.
- Poder insuficiente o sin apostilla, legalización o traducción. Es una de las causas más habituales de bloqueo formal.
- Certificado que no cubre el periodo. La actividad debe acreditarse durante el intervalo al que se refiere la devolución.
- Esperar a septiembre para empezar. El formulario no se considera presentado si falta documentación esencial.
- No atender un requerimiento dentro de plazo. Puede provocar retrasos, una reducción de la devolución o la desestimación.
Preguntas frecuentes sobre el modelo 361
¿Qué es el modelo 361?
El modelo 361 es la solicitud de devolución del IVA soportado en España por determinados empresarios o profesionales establecidos en terceros países con reciprocidad, siempre que cumplan los requisitos establecidos por la normativa.
¿Quién puede presentar el modelo 361?
Pueden solicitar la devolución determinados empresarios o profesionales no establecidos en España, ni en la Unión Europea, Canarias, Ceuta o Melilla, que hayan soportado IVA español en gastos vinculados a su actividad empresarial o profesional.
¿El modelo 361 es lo mismo que el modelo 360?
No. El modelo 361 está pensado para empresarios o profesionales establecidos en terceros países con reciprocidad. El modelo 360 responde a otros supuestos de devolución de IVA a no establecidos y no debe confundirse con el 361.
¿Toda empresa de fuera de la UE puede presentar el modelo 361?
No. Como regla general debe existir reciprocidad reconocida. Sin embargo, cualquier empresa de un tercer país puede solicitar la devolución respecto de las operaciones concretas de plantillas, moldes y equipos o de determinados servicios vinculados a ferias, congresos y exposiciones. También existen reglas especiales para OSS.
¿Necesito NIF español?
El formulario permite identificar al solicitante mediante su país y TIN o número de IVA extranjero, según el caso. No obstante, la necesidad de un NIF español debe revisarse a la vista de toda la operativa, porque ciertas operaciones pueden obligar a registrarse en España con independencia del expediente de devolución.
¿Necesito representante en España?
Sí, con carácter general se necesita un representante fiscal en España. Debe ser residente en el territorio de aplicación del impuesto y responde solidariamente en los casos de devolución improcedente. No se exige para las cuotas destinadas exclusivamente a actividades acogidas a los regímenes OSS, aunque puede nombrarse voluntariamente.
¿Puedo recuperar el IVA de hoteles y comidas?
No de forma automática. Deben superarse las restricciones españolas de deducción y las que deriven de la reciprocidad. Si los servicios están vinculados a la asistencia a una feria, congreso o exposición profesional, la Ley permite la devolución incluso sin reciprocidad, siempre que la vinculación esté acreditada.
¿Qué ocurre si la factura tiene un error?
Si faltan datos esenciales o el IVA se ha repercutido incorrectamente, conviene solicitar una factura rectificativa antes de presentar el modelo. La devolución frente a la AEAT no sustituye el derecho a exigir al proveedor la corrección de una cuota indebidamente facturada.
Cómo puede ayudar Leialta
En un modelo 361, el valor no está en transmitir un formulario, sino en convertir un conjunto de facturas en un expediente fiscal defendible. Un análisis previo evita dedicar tiempo y costes a cuotas que no son recuperables y permite detectar, desde el inicio, la documentación que la AEAT previsiblemente exigirá.
En LEIALTA acompañamos a empresas extranjeras y grupos internacionales durante todo el proceso:
- Diagnóstico inicial de viabilidad y estimación del IVA potencialmente recuperable.
- Revisión de establecimiento, operaciones en España, reciprocidad, excepciones y reglas OSS.
- Auditoría factura por factura, identificando cuotas recuperables, limitadas o indebidamente repercutidas.
- Preparación del certificado, poder, traducciones, apostilla o legalización y relación de operaciones.
- Actuación como representante en España y presentación electrónica del modelo 361.
- Seguimiento del expediente, contestación de requerimientos y análisis de recursos cuando proceda.
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