El primer paso que debe hacer una empresa extranjera cuando quiere operar en España, es solicitar un Número de Identificación Fiscal (NIF). Sin este código, no es posible facturar, declarar impuestos ni cumplir con las obligaciones tributarias.
Es por eso por lo que, en este artículo explicamos cómo obtener el NIF para una empresa no residente en España, qué documentación se exige, los plazos habituales y las obligaciones que implica.
¿Qué es el NIF?
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El NIF (Número de Identificación Fiscal) es el código que identifica a cualquier persona física o jurídica a efectos fiscales en España.
Todas las empresas que realizan actividades económicas en territorio español, aunque no tengan establecimiento permanente, deben disponer de este número. En el caso de una empresa extranjera, se trata del NIF de no residente o NIF N.
Este número se asigna por la Agencia Tributaria y es imprescindible para poder relacionarse con la Administración, firmar contratos o facturar a clientes españoles.
¿Cuál es la diferencia entre NIF, CIF, NIE y NIF de no residente?
La terminología puede generar confusión, pero se puede entender así:
- CIF (Código de Identificación Fiscal): se utilizaba hasta 2008 para identificar a las personas jurídicas. Actualmente ha sido sustituido por el NIF persona jurídica.
- NIF: es el término oficial que identifica tanto a personas físicas como jurídicas.
- NIE (Número de Identidad de Extranjero): identifica a las personas físicas extranjeras que residen o trabajan en España.
- NIF de no residente: es el número que se asigna a las empresas extranjeras que no tienen sede en España, pero necesitan operar o cumplir con obligaciones fiscales aquí.
En resumen, el NIF de empresa extranjera equivale al CIF, pero adaptado a la normativa actual.
Tipos de NIF según la letra
Por otra parte, el NIF de personas jurídicas y entidades se distingue por la letra inicial:
- NIF N: para entidades extranjeras no residentes.
- NIF W: para establecimientos permanentes de empresas extranjeras en España.
- NIF A, B, C, etc.: para diferentes formas jurídicas españolas (sociedades anónimas, limitadas, etc.).
Conocer esta clasificación es importante para no confundir el NIF empresa extranjera (NIF N) con otros tipos de identificación.
¿Cuándo necesita una empresa extranjera un NIF?
Una empresa extranjera necesita un NIF de no residente en España en múltiples situaciones. Estas pueden ser participar en licitaciones públicas, cuando se factura a clientes españoles, si se contrata a personal en España, cuando se abre una cuenta bancaria, o, en otros casos, para constituir una filial.
En todos estos casos, la Agencia Tributaria exige disponer de un NIF válido para garantizar el cumplimiento fiscal.
Documentación y requisitos para solicitar el NIF
La solicitud del NIF empresa no residente se realiza a través de la Agencia Tributaria española, generalmente mediante el formulario 036 NIF no residente.
Modelo 036 Solicitud de asignación de NIF a entidad
El Modelo 036 es el formulario oficial para solicitar la asignación del NIF de no residente. Se presenta en la Agencia Tributaria, de manera presencial o a través de representante autorizado.
Documentación que acredita la existencia de la empresa
Es necesario aportar un documento que pruebe la existencia de la sociedad extranjera:
- Certificado del registro mercantil del país de origen.
- Escritura de constitución de la empresa.
Copia del NIF del representante legal
El representante legal que actúe en España debe identificarse con su NIF o NIE. En caso de no disponer de NIE, se puede solicitar un NIF sin NIE para poder actuar en nombre de la empresa.
Legalización y traducción
Toda la documentación extranjera debe presentarse:
- Legalizada o apostillada (Convenio de La Haya).
- Traducida al español por traductor jurado.
Identificación de titulares reales (UBOs)
La Agencia Tributaria exige la identificación de los titulares reales (Ultimate Beneficial Owners, UBOs), es decir, las personas físicas que poseen o controlan más del 25 % del capital de la sociedad.
Otros documentos necesarios para solicitar el NIF
Dependiendo de la actividad, pueden solicitarse:
- Estatutos sociales.
- Poderes de representación en España.
- Declaraciones fiscales en el país de origen.
Pasos para obtener el NIF de empresa no residente
El proceso de solicitud incluye varias fases:
Preparación de la documentación: escritura, certificados, poderes y traducciones.
Cumplimentación del formulario 036 NIF no residente.
Presentación en la Agencia Tributaria.
Asignación provisional del NIF.
Entrega del NIF definitivo tras la validación de toda la documentación.
¿Es necesario que el representante viaje a España?
No siempre. La empresa puede designar un representante fiscal en España que actúe en su nombre. Esto evita la necesidad de desplazamientos.
¿Cuánto tarda en obtenerse el NIF?
El plazo medio es de 1 a 2 semanas, aunque puede variar según la carga de trabajo de la Agencia Tributaria y la corrección de la documentación presentada.
Obligaciones fiscales y cumplimiento
Tener un NIF de no residente en España implica asumir obligaciones fiscales, como:
- Declaración de IVA si se realizan operaciones sujetas a este impuesto.
- Retenciones en el IRNR (Impuesto sobre la Renta de No Residentes).
- Presentación periódica de declaraciones tributarias.
- Mantenimiento de una dirección fiscal en España y de un representante fiscal.
El incumplimiento puede derivar en sanciones y en la imposibilidad de seguir operando en España.
Ventajas de operar con un NIF de no residente
Contar con un Número de Identificación Fiscal para empresas extranjeras ofrece múltiples ventajas:
- Permite operar legalmente en España sin necesidad de constituir una filial.
- Facilita la relación con clientes, proveedores y bancos.
- Refuerza la transparencia y la confianza empresarial.
- Evita sanciones por incumplimiento fiscal.
En definitiva, el NIF empresa no residente es la llave de entrada al mercado español de manera legal, eficiente y segura.
Saber cómo obtener el NIF de empresa no residente en España es fundamental para cualquier organización extranjera que quiera operar en el país.
El proceso requiere presentar el formulario 036 NIF no residente, acreditar la existencia de la sociedad, identificar a los titulares reales y aportar documentación debidamente legalizada y traducida.
En LEIALTA acompañamos a empresas extranjeras en su creación, o, en otros casos en la solicitud, revisión de la documentación y gestión completa del trámite, asegurando un proceso rápido y conforme a la normativa española.
