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¿Cómo declarar el uso del coche de empresa para uso particular ante Hacienda?

Declaración del uso del coche de empresa para uso particular ante Hacienda

Si en tu empresa tienes vehículos en propiedad o en leasing que utilizan los empleados, es posible que recibas una comunicación de Hacienda en la que te recuerde que debes cumplir con las obligaciones relativas al IRPF. En este post te contamos todos los detalles. 

Durante los últimos meses la Agencia Tributaria ha enviado comunicaciones a las empresas indicando que tiene información sobre sus vehículos y recordando que se deben cumplir las obligaciones relativas al IRPF en relación con el uso particular de los vehículos por parte de los trabajadores. 

¿En qué consisten los avisos que está realizando Hacienda a las empresas? 

Según lo establecido en el Plan de Control Tributario para 2022, la Agencia Tributaria se está enfocando en investigar a las empresas que tienen vehículos que se afectan de forma parcial o exclusiva a uso particular de los empleados y que no han sido declarados como retribución en especie a favor de dichos trabajadores. 

En este sentido, Hacienda ha iniciado una campaña y está comunicado las empresas que tiene información sobre la existencia de esos vehículos de su propiedad. En las comunicaciones indica la marca, el modelo y la matrícula de cada vehículo. 

En el caso en que recibas una de estas comunicaciones no debes alarmarte puesto que no son un requerimiento de información, ni el inicio de una comprobación o inspección. Las comunicaciones son un simple aviso informativo, de forma que tu empresa no debe contestar, ni enviar comunicación, ni justificar la afectación de los vehículos a la actividad empresarial. Sin embargo, es necesario verificar que estás cumpliendo con la normativa aplicable en materia de IRPF, porque más adelante Hacienda podría iniciar una comprobación para cotejar si cumples o no con las obligaciones fiscales en relación con los vehículos asignados a empleados. 

Retribución en especie del coche asignado a los empleados 

Si has comprado vehículos o los has adquirido a través de un leasing o un renting para tu empresa, podrás deducirte tanto los gastos de adquisición como los de mantenimiento, pero deberás, si el uso se les asigna a los empleados, incluir una retribución en especie a favor de los trabajadores y éstos deberán declarar en su IRPF dicha retribución junto con el ingreso a cuenta que corresponda. La empresa, no obstante, podrá realizar la repercusión de dicho ingreso a cuenta sobre el trabajador para evitar que sea un coste para la empresa. 

¿Cómo se valora la retribución en especial del coche asignado a los empleados? 

La retribución en especie relativa al coche asignado a los empleados se calcula aplicando un 20% al coste de adquisición del vehículo (o a su valor de mercado como vehículo nuevo si no es propiedad de la empresa). En el valor se deberá incluir el impuesto de matriculación y el IVA, en proporción al uso particular que se haga del vehículo. El 20% que hemos citado anteriormente deberá imputarse al empleado anualmente, incluso en el caso en que el tiempo de utilización supere los 5 años y el importe acumulado sea superior al 100% del valor del vehículo. En el caso en que se ceda el uso de vehículos considerados eficientes energéticamente, la retribución en especie a computar en el IRPF se reducirá hasta el 14%. 

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¿Cómo se calcula el tiempo de uso particular del vehículo por cada empleado?

Un aspecto importante para el cálculo de la retribución en especie con un coche a un empleado consiste en conocer el tiempo que se destina dicho vehículo a uso particular. Para ello es necesario tener en cuenta que: 

  • La Agencia Tributaria considera que es tiempo de utilización la disponibilidad del vehículo para dicho fin. Por ejemplo, se entiende que es uso privado del vehículo cuando se utiliza para desplazarse al lugar de trabajo o el tiempo en el que el vehículo no se utiliza (durante la noche, entre otros momentos). 
  • Sin embargo, algunos tribunales entienden que la ley no habla de simple disponibilidad sino de utilización para fines privados por lo que solo debe considerarse la utilización efectiva del bien y no la mera posibilidad de disposición del vehículo.

Por ejemplo, si tu empresa tiene contratado un servicio que permita registrar los desplazamientos mediante GPS y puedes acreditar que sólo un 25% corresponde a un uso particular del empleado, podrás aplicar ese porcentaje para calcular la retribución en especie y oponerte a que Hacienda impute un porcentaje superior.En todos estos supuestos, sin embargo, es necesaria la orientación de una asesoría fiscal y laboral que estudie el caso, analice la normativa aplicable y te ayude a saber cómo imputar el uso del vehículo en el IRPF o a presentar alegaciones si Hacienda te ha requerido para que informes sobre el uso de los vehículos de la empresa.

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