¿Tu empresa ha ido mal y la mantienes inactiva? Es importante saber que las sociedades inactivas siguen teniendo obligaciones frente a Hacienda, el Registro Mercantil y, en algunos casos, la Seguridad Social.
En este post te contamos qué son las sociedades inactivas, qué obligaciones deben seguir cumpliendo, qué riesgos puede tener mantenerlas sin actividad durante demasiado tiempo y cómo puede gestionarse su reactivación o compraventa.
¿Qué son las sociedades inactivas?
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Tramitar la extinción y liquidación de una sociedad requiere tiempo y dinero, por lo que muchos empresarios deciden dejar la sociedad inactiva en lugar de disolverla de forma inmediata. Se puede definir a las sociedades inactivas como aquellas que cesan en su actividad económica, pero que no son liquidadas ni extinguidas.
La inactividad de una sociedad mercantil puede deberse a problemas entre los socios, dificultades económicas de la empresa, falta de fondos para proceder a su disolución, ausencia de actividad real o una decisión temporal de paralizar el negocio, entre otras causas.
Para dejar una sociedad inactiva, será necesario presentar el modelo 036 ante la Agencia Tributaria y comunicar la inactividad marcando la casilla 140, relativa a entidades que dejan de realizar actividades económicas sin haberse disuelto ni extinguido. Además, deberá indicarse la fecha efectiva del cese de actividad en la casilla 141.
En cualquier caso, dejar una sociedad inactiva no significa que desaparezcan sus obligaciones. Aunque la empresa no facture ni desarrolle actividad, seguirá siendo necesario revisar sus obligaciones fiscales, contables, registrales y, en su caso, laborales.
Obligaciones de las sociedades inactivas
Aunque una sociedad esté inactiva y no realice actividad económica, no desaparecen todas sus obligaciones. En la práctica, la empresa sigue existiendo jurídicamente y debe cumplir determinadas obligaciones fiscales, contables, registrales y, en su caso, laborales.
Las obligaciones de las sociedades inactivas son, principalmente, de tres tipos:
Obligaciones con la Agencia Tributaria
Si existen retenciones a profesionales, deberán declararse mediante el modelo 111 cada trimestre y, posteriormente, presentar el modelo 190 de forma anual.
Por otro lado, si la sociedad tiene un local o una oficina alquilados y debe practicar retenciones sobre el arrendamiento, deberá presentar el modelo 115 para declarar e ingresar las retenciones practicadas y, posteriormente, el modelo 180 como resumen anual.
Además, es importante recordar que, aunque la sociedad esté inactiva, deberá presentar el Impuesto sobre Sociedades mediante el modelo 200 y marcar la casilla correspondiente a entidad inactiva, cuando proceda.
En relación con el IVA, si la sociedad no realiza actividad económica y no emite facturas debido a la inactividad, con carácter general no existirá obligación de presentar autoliquidaciones periódicas de IVA. Del mismo modo, al no existir actividad económica, normalmente no habrá cuotas de IVA soportado deducibles vinculadas a dicha actividad, aunque conviene revisar cada caso concreto.
Obligaciones con el Registro Mercantil
En relación con el Registro Mercantil, la sociedad deberá aprobar y presentar sus cuentas anuales, aunque esté inactiva.
En general, la sociedad deberá llevar la contabilidad, legalizar los libros contables, elaborar las cuentas anuales y presentarlas en el Registro Mercantil dentro de los plazos correspondientes.
Obligaciones con la Seguridad Social
En el caso de que los socios trabajadores de la empresa y los administradores no realicen otra actividad como autónomos, podrán valorar su baja en el RETA, siempre que se cumplan los requisitos aplicables.
No obstante, conviene analizar cada situación de forma individual, especialmente cuando el administrador mantiene funciones de gestión, existen relaciones laborales pendientes o pueden derivarse obligaciones frente a la Seguridad Social.
Riesgos de mantener una sociedad inactiva durante demasiado tiempo
Es importante tener en cuenta que dejar una sociedad inactiva de forma indefinida puede generar riesgos fiscales, registrales y mercantiles.
Desde el punto de vista mercantil, la Ley de Sociedades de Capital establece que la sociedad deberá disolverse por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan su objeto social. En particular, se entiende que se ha producido dicho cese cuando exista un periodo de inactividad superior a un año.
Por ello, si la sociedad permanece inactiva durante demasiado tiempo y no se adoptan las decisiones correspondientes, pueden surgir responsabilidades para el órgano de administración, especialmente si no se convoca la Junta General para valorar la reactivación, disolución o liquidación de la sociedad.
Además, el incumplimiento de obligaciones fiscales o registrales puede derivar en sanciones, cierre de la hoja registral por falta de depósito de cuentas anuales o incluso en la revocación del NIF por parte de la Agencia Tributaria.
La revocación del NIF puede limitar gravemente la operativa de la sociedad, dificultando la realización de trámites, operaciones o actuaciones frente a terceros. No obstante, en determinados supuestos, puede solicitarse su rehabilitación si desaparecen las circunstancias que motivaron la revocación.
¿Cómo reactivar una sociedad inactiva?
Para reactivar una sociedad inactiva, conviene seguir una serie de pasos previos para evitar incidencias fiscales, contables o mercantiles:
1. Revisar la situación de la sociedad
Antes de comunicar la reactivación, es recomendable comprobar si existen:
- declaraciones fiscales pendientes;
- cuentas anuales sin depositar;
- libros contables sin legalizar;
- incidencias con el NIF;
- o cualquier otra obligación pendiente que pueda afectar a la reactivación de la empresa.
2. Analizar la actividad que se va a reiniciar
También es importante verificar si la actividad que se pretende desarrollar coincide con el objeto social inscrito. En algunos casos, puede ser necesario modificar previamente el objeto social, el órgano de administración, el domicilio social o incluso revisar la situación de los socios.
3. Comunicar la reactivación a Hacienda
Una vez revisada la situación de la sociedad, será necesario presentar el modelo 036 como declaración censal de modificación para comunicar a la Agencia Tributaria el reinicio de la actividad. Este trámite puede realizarse electrónicamente mediante certificado digital.
4. Revisar la situación mercantil de la sociedad
Debe tenerse en cuenta que la Ley de Sociedades de Capital establece como causa de disolución el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entiende producido dicho cese tras un periodo de inactividad superior a un año.
5. Convocar la Junta General si existe causa de disolución
Una vez transcurrido ese plazo, el órgano de administración deberá convocar la Junta General en el plazo legalmente previsto para que los socios adopten la decisión que corresponda: reactivar la sociedad, acordar su disolución o adoptar las medidas necesarias según la situación concreta.
Pasos para realizar la compraventa de sociedades inactivas
En algunas ocasiones se realiza la compraventa de sociedades inactivas para evitar los gastos de constitución de una nueva sociedad mercantil y ahorrar tiempo en los trámites iniciales. Esta opción puede permitir disponer de una sociedad ya constituida para iniciar una actividad en un plazo más reducido.
No obstante, antes de comprar una sociedad inactiva es fundamental analizar su situación real, ya que el hecho de que no tenga actividad no significa necesariamente que esté libre de obligaciones, deudas o incidencias fiscales, contables o mercantiles.
Las fases para proceder a la compraventa de sociedades inactivas son las siguientes:
- Contactar con un despacho de abogados experto en la compraventa de sociedades.
- Elegir la sociedad que se desea comprar y revisar su situación fiscal, contable y mercantil para comprobar que no existen deudas u obligaciones pendientes relevantes.
- Otorgar la escritura pública de compraventa de participaciones ante notario. En su caso, también podrán modificarse aspectos como el objeto social, la denominación, el domicilio social o el órgano de administración.
- Inscribir en el Registro Mercantil las modificaciones societarias que correspondan.
- Presentar el modelo 036 para comunicar a Hacienda el reinicio de la actividad y actualizar los datos censales de la sociedad.
Por ello, aunque la compraventa de una sociedad inactiva puede ser una alternativa útil frente a la constitución de una nueva sociedad, debe realizarse con una revisión previa adecuada para evitar asumir riesgos ocultos o responsabilidades anteriores.
Reactivar una sociedad inactiva: cuándo conviene contar con asesoramiento
Contar con asesoramiento especializado permite evitar sanciones, incidencias registrales, problemas con el NIF o responsabilidades derivadas de una inactividad prolongada.
Si tienes una sociedad inactiva y quieres reactivarla, venderla o regularizar su situación, es importante analizar previamente su estado fiscal, contable y mercantil.
Desde el área mercantil y legal de LEIALTA estudiamos cada caso para valorar las distintas alternativas legales disponibles: reactivación de la sociedad, compraventa, regularización de obligaciones pendientes o, en su caso, disolución y liquidación.
